Вконтакте Facebook Twitter Лента RSS

Понятие системы управления менеджмент. Системы управления


Система управления

    Понятие и содержание системы управления.

    Элементы системы управления.

    Процесс управления.

    Технология управления.

I . Все сферы управления между собой объективно взаимосвязаны, поскольку управление представляет собой системное образование. Поэтому любые изменения в каком-либо элементе или звене управления вызывают соответствующие изменения во всех других его составляющих. Так, например, отсутствие необходимых деловых качеств ведет к некачественному выполнению функций, использованию неэффективных методов и несоблюдению рациональных принципов управления. В результате цели в той или иной мере не реализуются. Точно также любой элемент системы управления функционирует в рамках общей системы.

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом.

Понятие «система управления» шире, чем понятие «структура управления», отражающее лишь конструкцию субъекта управления, поскольку «система управления» является комплексной категорией теории управления и включает в себя ряд основополагающих категорий. Комплекс основных компонентов понятия «система управления» представлен на рис. 13.1. Структура управления организациями в течении какого-то периода времени остается неизменной (статичной), а процесс управления постоянно изменяется (динамичен), тем не менее меду ними непрерывно существуют организационные связи (кинематические). Без такого промежуточного воздействия, которое материализуется с помощью организационных связей, взаимосвязь структуры и процессов управления может оказаться неорганичной и разорванной.

В процессе функционирования систем управления осуществляется управленческая деятельность. Цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся система управления и каждый элемент в отдельности. Кроме этого, любой элемент системы также должен соответствовать каждому из остальных. Система управления формируется людьми – субъектами управления для реализации поставленных целей, однако имеет объективный характер, поскольку базируется на законах и принципах. Содержание управленческой деятельности предполагает следующий состав системы управления:

Рис. 13.1. Содержание понятия «система управления».

С у = Ц у + П у + Ф у + М у + ОС у + П у + Т у + Т* у + И у ,

где: Ц у - цели управления объектом;

П у - принципы управления;

Ф у - функции управления;

М у - методы управления (способ осуществления функций

управления);

ОС у - организационная структура управления;

П у - персонал управления (аппарат управления);

Т у - техника управления;

Т* у - технология управления;

И у - информация, используемая при выполнении управленческих

Система управления обладает рядом характерных особенностей, независимо от их природы и назначения:

    Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;

    Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющим воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

    Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы (стратегии), из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

    Для системы управления характерны определенные структуры (конструкции), отражающие контуры управления;

    Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия;

    Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, то управление становиться бессмысленным.

II . Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого (см. рис. 13.2.). Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирую­щих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рас­сматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.



Рис. 13.2. Состав элементов системы управления.

Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и тран­слирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.

Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут при­надлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также меха­ низмы ее воздействия на управляемую - планирование, кон­ троль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта уп­ равления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п.).

Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше уп­равляемой и сложность ее ниже; но она более активна, дина­мична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие ре­шения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат ). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генериру­ет решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персо­ нифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и уп­равляемой подсистемами было эффективным необходимо вы­полнение ряда условий.

Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если та­кого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следова­тельно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. По­нятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходи­мой отдачей.

Более того, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на ре­зультаты работы.

Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятель­ ностью . Центральное звено управления не в состоянии предус­мотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным об­разом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечива­ют приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсис­темы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.

Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. По­этому, возможность достижения ими своих целей должна нахо­диться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.

Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управ­ляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

Управляемость проявляется как реакция подчиненного, уп­равляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие . Она может иметь форму выпол­нения соответствующих требований, бездействия, противодей­ствия, формальных действий, то есть характеризуется готов­ностью к выполнению требований руководства и сотрудничес­тву. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и уп­равляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и

второ­ степенные ; внутренние и поверхностные; постоянные и времен­ ные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действиемеханизма управления, под которым понимается совокуп­ ность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Механизм управления должен соответствовать целям и за­ дачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для со­ вершенствования.

Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимае­ мых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников уп­равления во всем персонале организации.

Сущность понятия «система управления»

Специалисты области управления выдвигают различные формулировки термина «система управления». Самой емкой, на наш взгляд, является такая: система управления – это совокупность элементов, которые образуют иерархию контуров циркуляции и преобразования информации при реализации концепции управления, и которая направлена на обеспечение соответствия действий установленному плану организации.

Критерий принадлежности определенной системы к системе управления - это следующее положение: если эта система в организации является неотъемлемой частью, а действиями ее осуществляется управление организацией и задач, отличных от управленческих, она не решает, то ее можно рассматривать как специализированную систему или как систему управления. Иными словами, управление осуществляется только в случае, если реально существует действующая система, решающая управленческие задачи.

В самом общем виде управление – это некоторый тип взаимодействия между участниками, один из которых является субъектом управления, а второй – объектом управления (рис. 1).

Рис. 1. Субъект и объект управления

В организации субъект управления, или носитель власти - это руководитель, который в силу концепции управления, принятой в организации может делиться ответственностью и полномочиями с нижестоящими по иерархии руководителями.

Что же касается систем управления, то в качестве объектов управления выступают подразделения организации, специалисты, правила организационного функционирования, используемые ресурсы и т. п.

Типы систем управления

Системы управления могут быть двух типов: открытые и закрытые. Ключевое различие между этими видами систем управления заключается в том, что в закрытой системе блок управления - составная часть той системы, которой он управляет, а в открытой - нет.

В значительной мере эффективность работы открытой системы зависит от тех свойств, которыми управляющее устройство обладает. Если система управляема человеком, ее эффективность определяется человеком. Если на управленческий процесс существенное влияние оказывает ход самой управляемой операции, нежели чем влияние внешней среды, то такая система - закрытая. Для закрытой системы характерно наличие обратной связи. Это значит, что на входе системы измеряются постоянно значения параметра, выбранного как управляемого, а на выходе системы производятся те изменения, цель которых состоит в ликвидации отклонений или ошибок от заданной заранее величины. Но не во всех случаях система в состоянии произвести полную коррекцию. Некоторые информационные потоки, имеющие место в системе управления организацией, имеет вид замкнутого контура.

Принцип обратной связи основывается на обратном воздействии результатов управления системы на процесс самого управления, или использование информации, которая поступает от объекта управления. Обратная связь может быть как внешняя, так и внутренняя, а также положительной и отрицательной. Положительная действие выходного сигнала усиливает - имеет одинаковый знак с ним; отрицательная наоборот входной сигнал ослабляет. Положительная связь положение системы ухудшает. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при нарушении его воздействиями. Если на выходе системы результат меньше, чем требуется, то блок регулирования дает сигнал, усиливающий интенсивность процесса; если результат эталона больше, то управляющий процесс затормозится.

Открытые и закрытые системы управления классифицируются в зависимости от характера чувствительного элемента или управляющего воздействия, или вместе того и другого. В зависимости от характера управляющего воздействия системы управления бывают:

  • программные или жесткие;
  • регулируемые;
  • саморегулирующиеся;
  • адаптивные.

Определение

Программные или жесткие – это те системы управления, в которых действует одна прямая связь между субъектом и объектом управления, посредством которой поступают управляющие воздействия, к исполнению обязательные.

Разновидностями ее являются административно-командные системы. Регулируемая система применяет информацию о реакции объекта на управление, экономические и административные методы управления, интересы людей. Саморегулирующиеся системы управления основаны на регулировании без вмешательства внешних сил. Адаптивные системы управления являются открытыми системами, в которых объект управления подвергается возмущающему воздействию внешней среды и адекватно на них реагирует; субъект управления же находится за пределами объекта или по отношению к нему является вышестоящим.

Также выделяют процессы управления в зависимости от того, в какой системной точке происходит выработка управляющего воздействия. К первой группе относят системы, имеющие или устройства типа «черного ящика», или же людей, которые непосредственно способны в месте возникновения первичной информации ее воспринимать, сравнивать с эталоном и корректировать отклонение. Ко второй группе - системы, где все управление сосредотачивается в центре. При этом по каналам обратной связи информация поступает из периферии в центр, а далее, когда необходимо это, корректирующее воздействие передается к месту выполнения операции.

Параметры системы

Можно выделить следующие ключевые параметры систем:

  • структура;
  • связь;
  • организованность;
  • состояние системы;
  • поведение системы (рис. 2).

Рис. 2. Ключевые параметры системы

Структура системы представляет собой совокупность элементов системы, а также связей между ними, которые определяют ее базовые свойства. Структура в общем виде включает в себя элементы, подсистемы, компоненты.

Определение

Система управления – это неотъемлемая часть организации и одновременно относительно самостоятельная система в совокупности систем, составляющих организацию.

Система управления организацией осуществляет некоторые взаимосвязанные действия по формированию и использованию организационных ресурсов для достижения ею своих целей. Управление является эквивалентом всей деятельности организации по достижению конечной цели, а включает в себя те действия и функции, которые связаны с координацией и установлением внутри организации взаимодействия, с побуждением к осуществлению производственных и других видов деятельности, с целевой ориентацией разных типов деятельности и т.п.

Процесс управления — это воздействие на объект с целью изменения его состояния или формы.

Система управления делится на две подсистемы: управляемую и управляющую.
Управляющая подсистема выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами. Управляемая подсистема осуществляет различные функции управления. В нее входят цеха, участки, бригады.

По функциональному признаку система управления подразделяется на подсистемы:

  • техническую (машины и оборудование);
  • технологическую (ряд процессов, стадий производства);
  • организационную;
  • социальную (единство социальных отношений);
  • экономическую.

Система управления включает:

  1. структурно-функциональную подсистему (реализует принцип единства структурных и функциональных элементов системы);
  2. информационно-поведенческую подсистему (обеспечение действий необходимой информацией);
  3. подсистему саморазвития (принцип самостоятельности, независимости развития отдельных элементов).

Субъект управления

Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.

Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).

Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.

Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:

  1. на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
  2. на локальном уровне (на уровне самой системы).

Требования к субъекту управления:

  1. субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
  2. система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
    • единство;
    • целостность;
    • организованность;
    • эмерджентность.
  3. субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
  4. система управления должна быть всегда центром ответственности;
  5. субъект управления должен быть законопослушным;
  6. субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
  7. субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.

В составе субъекта управления при рассмотрении аспекта элементов необходимо выделить следующие подсистемы:

  1. система целей управления;
  2. функциональная модель системы управления;
  3. структурная модель;
  4. информационная модель;
  5. модель коммуникаций (системы отношений);
  6. модель эффективности;
  7. механизм управления;
  8. операционная (технологическая) модель.

Объект управления

Объектом управления является социально-экономическая система и процессы, которые в ней протекают.

Объект управления — это отдельная личность или группа, которая может быть объединена в какое-либо структурное подразделение и на которую оказывается управленческое воздействие. В настоящее время всё больше распространяется идея партиципативного менеджмента, т.е. такого управления делами организации, когда в разработке и принятии наиболее важных решений участвуют все члены организации, в том числе и рядовые. В этом случае объекты управления становятся его субъектами.

Процесс управления в организации

Процесс управления — это определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путём преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы.

Процесс управления — это совокупность действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Все процессы управления делятся на две группы:

  1. постоянные процессы — представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей;
  2. периодические процессы — это активная форма управления, вызванная непредвиденными ситуациями и требующая выработки оперативных управленческих решений.

Основные этапы процесса управления изображены на рисунке.

Создание и этапы процесса управления определяют его элементы:

Цель — каждый процесс управления осуществляется для достижения конкретного результата, цели. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и трансформироваться в конкретные задачи. Они являются ориентиром для конкретизации использования необходимых ресурсов.

Ситуация — представляет собой состояние управляемой подсистемы.

Проблема — это несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному.

Решение — представляет собой выбор наиболее эффективного воздействия на существующую ситуацию, выбор средств, методов, разработка конкретных управленческих процедур, осуществление процесса управления.

Стадии процесса управления:

  1. постановка конкретной цели;
  2. информационное обеспечение;
  3. аналитическая деятельность — это совокупность операций, связанная с оценкой состояния управляемого объекта, поиском путей улучшения существующей ситуации;
  4. выбор вариантов действий;
  5. реализация решений;
  6. обратная связь — осуществляет сравнение полученного результата от реализации решения с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления.

Механизм менеджмента

Управление в организации осуществляется с помощью механизмов управления. Экономический механизм решает конкретные проблемы взаимодействия в реализации социально-экономических, технологических, социально-психологических задач, возникающих в процессе хозяйственной деятельности.

Механизм управления — это подсистема системы управления, назначение которой обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Составляющие:

  • методология (закономерности, принципы, политика, правила);
  • органы, принимающие решения;
  • исполнительные органы;
  • выбранная точка воздействия;
  • метод воздействия;
  • защитные механизмы, которые встраиваются в любую систему (саморегуляторы);
  • инструменты воздействия;
  • обратные связи;
  • центры ответственности и центры контроля;
  • формы проявления влияния.

Экономический механизм менеджмента состоит из трёх уровней:

  1. внутрифирменное управление;
  2. управление производством;
  3. управление персоналом.

Внутрифирменное управление :

  • маркетинг;
  • планирование;
  • организация;
  • контроль и учёт.

Принципы внутрифирменного управления:

  • централизация в управлении;
  • децентрализация в управлении;
  • сочетание централизации и децентрализации;
  • ориентация на долгосрочные цели развития;
  • демократизация управления (участие работников в высшем звене управления).

Управление производством :

  • проведение НИОКР;
  • обеспечение развития производства;
  • обеспечение сбыта;
  • выбор оптимальной организационной структуры управления.

Управление персоналом :

  • принципы подбора и расстановки персонала;
  • условия найма и увольнения;
  • обучение и повышение квалификации;
  • оценка персонала и его деятельность;
  • формы оплаты труда;
  • взаимоотношения в коллективе;
  • вовлечение работников в управление на низовом уровне;
  • система мотивации труда работников;
  • организационная культура фирмы.

Методы воздействия в менеджменте

Менеджмент рассматривает методы управления как совокупность различных способов и приёмов, используемых администрацией фирм для активизации инициативы и творчества людей в процессе трудовой деятельности и удовлетворения их естественных потребностей.

Главная цель методов менеджмента — обеспечение гармонии, органического сочетания индивидуальных, коллективных и социальных интересов. Особенностью методов как инструментов практического управления является их взаимосвязь и взаимообусловленность.

Методы менеджмента могут быть:

  1. экономические;
  2. организационно-распорядительные;
  3. социально-психологические.

Экономические методы воздействуют на имущественные интересы фирм и их персонала. В их основе лежат экономические законы общества, рынка и принципы вознаграждения за результаты труда.

Организационно-распорядительные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности и управления ею, естественных потребностях людей в определенном порядке взаимодействовать между собой.

Организационно-распорядительные методы делятся на три группы:

  • организационно-стабилизирующие — устанавливают долговременные связи в системах управления между людьми и их группами (структура, штаты, положения об исполнителях, регламенты деятельности, концепции управления фирм);
  • распорядительные — обеспечивают оперативное управление совместной деятельностью людей и фирм;
  • дисциплинарные — предназначены для поддержания стабильности организационных связей и отношений, а также ответственности за определенную работу.

Социально-психологические методы представляют собой способы воздействия на социальные и психологические интересы фирм и их персонала (роль и статус личности, группы людей, фирм, психологический климат, этика поведения и общения и т.д.). Они состоят из социальных и психологических и должны соответствовать морально-этическим и социальным нормам общества.

Функции управления

Функция управления — это вид трудовой деятельности человека, направленный на уравновешивание состояния организации с внешней средой, вступая при этом в систему управленческих отношений.

По этим признакам можно выделить две основные группы функций управления:

  1. общие функции управления — это функции, которые определяют вид управленческой деятельности независимо от места её проявления;
  2. конкретные функции — это функции, которые определяют направленность труда человека на конкретный объект. Они зависят от организации, направлений её деятельности. Конкретные функции управления возникают в результате горизонтального разделения труда.

К общим функциям управления относятся:

  • планирование;
  • организация;
  • координация;
  • мотивация;
  • контроль.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации для достижения общих её целей.

Назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий (подразделений), входящих в фирму. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку ресурсов, перспектив развития хозяйственной конъюнктуры.

Организовать — значит создать некую структуру. Существует множество элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели.

Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права для использования ресурсов организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.

Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития различных сторон (технических, финансовых, производственных и других) объекта управления при оптимальных для данных условий трудовых, денежных и материальных затрат.

По способу осуществления координация может иметь вертикальный или горизонтальный характер.

Координация по вертикали приобретает значение субординации — подчинение функций одних компонентов другим, а в менеджменте — служебное подчинение младших старшим, что основывается на нормах служебной дисциплины. Задача вертикальной координации — организация эффективной связи и сбалансирование структурных подразделений и их работников различных иерархических уровней.

Горизонтальная координация состоит в обеспечении сотрудничества руководителей, специалистов и других работников подразделений, между которыми нет отношений подчинения. В результате достигается согласованное единство взглядов на общие задачи.

Мотивация — процесс побуждения себя и других к действию для достижения общей цели. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого значения, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому задача данной функции заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и согласно плану.

Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигала своих целей. Обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководителем. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесён серьёзный ущерб, достижение целей будет поставлено под угрозу.

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам, как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления – это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы управления организаций необходимо:

    разработать миссию организаций;

    распределить функции производства и управления;

    распределить задания между работниками;

    установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;

    приобрести или модернизировать технологию производства;

    наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

    организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации, рисунок 4.

Рисунок 4 - Система управления организации

Система управления состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления, рисунок 5.

Рисунок 5 - Структура элементов системы управления организацией

Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление. Все элементы, входящие в систему управления, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

Процесс управления – последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

Коммуникации – процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция–порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Взаимосвязь элементов системы управления схематично изображена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Взаимосвязь элементов системы управления

Цели компании разделяют на группу конкретных задач, которые объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д.

Для решения задач формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить.

Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.

Для решения ряда различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура компании.

Функции отвечают на вопрос, «что надо делать, чтобы процесс управления протекал более эффективно».

В социальном плане разделяют две функции управления:

    организационно-техническую – составление и координирование деятельности работников в процессе труда;

    социально-экономическую – контроль за трудом работников, за целесообразным применением машин и механизмов.

Обе функции существуют в неразрывном единстве, в котором на первый план выступает организационно-техническая функция. С переходом на рыночные отношения, рамки участия каждого в контроле над предприятием будут расширяться и постепенно социально-экономическая функция станет делом самих производителей, а необходимость во внешнем контроле за процессом труда отпадет.

В организационно-техническом плане управление подразделяют на функции по двум признакам:

    по принадлежности к сферам производственно-хозяйственной деятельности.

Основополагающий признак – по содержанию процесса управления, по которому выделяются следующие основные (общие) функции управления:

Планирование – это определение цели функционирования объекта и средств ее достижения. Планирование должно осуществляться непрерывно. Причина: стремление организаций продлить свое существование как можно дольше после достижения своей цели. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели; постоянная неопределенность будущего – планы должны пересматриваться для согласования с реальностью.

Организация – это формирование объекта и субъекта управления, их подразделений и связей между ними. Эти функции можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы рациональных форм разделения труда, разработка структуры органов управления, подбор и расстановка кадров и др.; во-вторых, как процесс ее совершенствования (непрерывное совершенствование формальной организационной структуры в целом и ее ведущих подсистем, уточнение роли и места каждого работника в системе управления и др.)

Мотивация – это создание внутреннего побуждения к действиям, что является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для эффективной мотивации работников необходимо определить эти потребности и обеспечить способ для их удовлетворения через хорошую работу.

Контроль – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существует три аспекта управленческого контроля:

    установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени (основывается на планах, разработанных в процессе планирования);

    измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период и сравнение с ожидаемыми результатами (если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы);

    действия для корректировки отклонений от первоначального плана (например, пересмотр целей для того, чтобы они стали более реальными и соответствовали ситуации).

Коммуникации и принятие решений – считаются связующими процессами, т.к. они требуются для реализации всех функций управления.

В зависимости от условий функционирования компании процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным.

Выбранная схема процесса определяет приоритет тех или иных организационных отношений. Исходя из функциональной схемы, процесса и организационных отношений, определяют состав персонала по численности и квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).

Зная перечень всех должностей, выполняемых функций и подчиненность, можно рассчитать техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.

Как часто мы используем словосочетание «система управления»? Мы не задумываясь употребляем «постановка системы управления», «развитие системы управления», «система управления организацией» и т.д. и т.п.

Начав работать над циклом «Живая (жизнеспособная) система управления» (Viable Management System), я попытался найти общепринятое определение понятия «система управления» и с удивлением обнаружил, что оно отсутствует. Я обратился к безусловному для меня авторитету в области теории систем Виолетте Николаевне Волковой . На мой вопрос, Виолетта Николаевна ответила мне, что понятие, которое я пытаюсь определить, неоднозначно, его также сложно определить как понятие «стол» — можно исписать несколько страниц текста, а определение так и не получить. Она посоветовала мне собрать разные точки зрения с указанием их сфер применения.

Вот что из этого получилось:

Э.А. Смирнов. Основы теории организации

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998 — с. 76

Определения, найденные в интернете:

Система управления предприятием – это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия. Алексей Ким .

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом. Инфоменеджмент

Система управления – это подсистема более крупного образования (образованного целого — системы), обеспечивающая достижение осознанных или неосознанных целей этого образованного целого. Система управления предприятием включает в себя: организационную структуру, людей, которые занимаются руководящими функциями, методы управления, которые эти люди применяют и другие переменные организации (одна из них — корпоративная культура) , от которых зависит движение организации к ее целям. Глоссарий по менеджменту

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ - система, в которой протекают процессы управления; подразделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов, потребностью в согласовании целей и усилий индивидуумов, коллективов организаций (предприятий), отраслей и т. д. в управлении их совместной деятельностью. Словарь Охрана труда .

Система управления - систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента. Русскоязычная Википедия .

С англоязычными определениями все еще сложнее. При переводе с русского на английский Яндекс дает два варианта: control system и execition system, Google предлагает control system и management system.

Анализ предлагаемых вариантов показал, что словосочетание «management system» чаще всего напрямую соотносится с управлением предприятиями и организациями, т.е. социальными системами, «control system» используется как в части контроля и организации управления социальными системами, так и системами техническими, а «execition system» используется исключительно в технической сфере.

Поскольку область моих интересов – это системы управления организациями, т.е. социальными системами проанализируем найденные определения термина «management system»

Поскольку, при переводе смысл часто теряется, привожу исходный текст и мой к нему перевод:

The leadership and control within an organization. It is made up of people interacting with other people and machines that, together, set the goals and objectives, outline the strategies and tactics, and develop the plans, schedules and necessary controls to run an organization. .

Лидерство и контроль в организации. Состоит из людей, взаимодействующих с другими людьми и машинами таким образом, что одновременно, устанавливаются цели и задачи (ну нет в русском точных вариантов для оттенков смысла – Д.Е.), определения стратегий и тактик и разработки планов, расписаний и необходимого контроля функционирования организации

Documented and tested step-by-step method aimed at smooth functioning through standard practices. Used primarily in franchising industry, management systems generally include detailed information on topics such as (1) organizing an enterprise, (2) setting and implementing corporate policies, (3) establishing accounting, monitoring, and quality control procedures, (4) choosing and training employees, (5) choosing suppliers and getting best value from them, and (6) marketing and distribution.

Задокументированный и протестированный пошаговый метод направленный на равномерное функционирование с помощью стандартных практик. Используется преимущественно во франчайзинговой индустрии. Система управления обычно включает детализированную информацию по таким вопросам, как 1) организация предприятия, 2) установление и применение корпоративных политик, 3) постановки процедур учета, мониторинга и контроля качества, 4) подбора и обучения работников, 5) выбора поставщиков и получения от них максимальной ценности и 6) маркетинга и дистрибьюции.

An Integrated Management System is a single integrated system used by organization to manage the totality of its processes, in order to meet the organization objectives and equitably satisfy the stakeholders. .

Интегрированная Система Управления – это единая интегрированная система используемая в организации для управления всей совокупностью своих процессов для достижения целей организации и равного удовлетворении заинтересованных сторон.

Действительно, единого определения системы управления найти не удалось, но у всех определений есть общие элементы.

Во-первых, система управления – это ПОДСИСТЕМА системы более высокого порядка технической, социальной или иной, в отношении которой осуществляется управление.

Во-вторых, ОБЪЕКТОМ системы управления является состав (элементы, подсистемы, связи, структура) и функционирование (состояния и поведение) управляемой системы.

В-третьих, ЦЕЛЬЮ системы управления является достижение целей управляемой системы.

В-четвертых, ОГРАНИЧЕНИЕМ системы управления являются допустимые условия существования управляемой системы.

Для формулировки определения используем как шаблон определение системы, которое предложила В.Н. Волкова:

S def ≡ <{Z},{Str},{Tech},{Cond}>

где {Z} – совокупность или структура целей;

{Str} – совокупность структур (производственная, организационная и т.п.), реализующих цели;

{Tech} – совокупность технологий (методы, средства, алгоритмы и т.д.), реализующих систему;

{Cond} – условия существования системы, т.е. факторы, влияющие на ее создание, функционирование и развитие.

Тогда систему управления можно определить следующим образом:

Система управления – это часть системы – подсистема, включающая в себя совокупность структур и технологий, целью которой является достижение целей управляемой системы (надсистемы) путем изменения структур и технологий последней в условиях, допустимых для существования управляемой системы.

Ключевым отличием систем управления технических и социальных систем мне видится различие в источниках целеполагания.

Технические системы – системы целеустремленные, т.е. цели технических систем задаются извне. Системы управления технических систем не должны формировать и не формируют цели управляемой системы. Поэтому приведенное выше определение достаточно, для определения системы управления техническими системами

Социальные же системы – это системы самоорганизующиеся, следовательно способные к формированию целей изнутри системы. Из «закона необходимого разнообразия» следует, что система управления любой социальной системы обязана обладать способностью определять состав и структуру целей, следовательно важной отличительной особенностью систем управления социальных систем обязательно должны иметь в своем содержании структуры и технологии, обеспечивающие создание и изменение структуры целей управляемой социальной системы.

Последнее утверждение приводит к еще одному предположению: в состав системы управления социальных систем могут входить структуры и технологии, являющиеся внешними по отношению к управляемой системе, что, на мой взгляд, проявляется в концепции Пространства Инициирования Целей Кочнева, Перегудова, Ямпольского.

Партнеры
© 2020 Женские секреты. Отношения, красота, дети, мода