Основные процессы планирования. Принципы и процессы планирования проекта
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
В ходе исполнения проекта процессы планирования многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта.
Основные процессы планирования.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта);
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля;
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта;
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями;
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций;
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.
Вспомогательные процессы планирования.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
ПОНЯТИЕ, УРОВНИ И ПРОЦЕССЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, примени методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций-участников проекта.
Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.
В хорошо организованном проекте за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления; руководитель проекта за вес цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т. д. То есть дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого разрабатывается так называемая матрица ответственности, которая определяет функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых они отвечают персонально.
Чем выше уровень органа управления, тем в более обобщенных, агрегированных показателях в нем принимаются решения по управлению подчиненными подразделениями. С повышением уровня иерархии увеличивается временной интервал между выдачей плановых заданий, контролем их исполнения и т. д. При этом в промежутках между моментами вмешательства (выдачи плановых заданий, определением контрольных показателей и т. д.) подразделения нижнего уровня работают самостоятельно, независимо от подразделений того же или соседнего уровня. Самостоятельное функционирование подразделений должно быть обеспечено определенными запасами ресурсов, которые тоже необходимо планировать.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.
Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми фактическими показателями.
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.
Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К основным процессам относят:
планирование содержания проекта и его документирование;
составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам
планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы, (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;
составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков-
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д.
В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.
Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов, планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления информированностью, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) является важным и весьма эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию, соответствующих правам и обязанностям по проекту. Упрощенно агрегирование сетевых планов для трех уровней может быть представлено в виде некоторой информационной пирамиды. Здесь исходя из детального сетевого плана (внизу пирамиды) на следующий уровень управления передается план только с ключевыми этапами (вехами). Сетевые планы укрупняют из-за того-то, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
Обычно выделяют следующие виды планов:
концептуальный план;
стратегический план реализации проекта;
тактические (детальные, оперативные) планы.
Концептуальное планирование, результатом которого является концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта.
Стратегическое планирование представляет собой процесс разработки стратегических, укрупненных, долгосрочных планов.
Взаимосвязь уровней планирования
Детальное (оперативное, тактическое) планирование связано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни (агрегирования) плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
договорные требования и обязательства;
описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т. д.);
оценочные и стоимостные модели;
документация по аналогичным разработкам.
Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами:
что мы собираемся сделать?
как мы это сделаем?
Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере реализации могут меняться, в то время как стратегические проекта, его миссия остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть получена предельная ясность по проекту, по основам этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.
Модель стратегического планирования может содержать несколько подэтапов. Подэтапы стратегического планирования могут и не иметь определенной, наперед заданной последовательности. Как правило, они выполняются несколько раз, когда информация получаемая после очередного этапа анализа выполнения процедуры, используется на последующем этапе, снова возвращается на предыдущий или предыдущие этапы уже уточненной или некоторой дополнительной информацией.
Методы SWOT-анализа (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats - преимущества, слабые стороны, возможности, угрозы) часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения. Для проведения SWOT-анализа используют табл. Для ее заполнения необходимо ответить на следующие вопросы:
каковы наши преимущества, как мы можем их реализовать?
в чем наши слабые стороны, как мы можем уменьшить их влияние?
какие существуют возможности, как мы можем извлечь выгоду из них?
что могло бы воспрепятствовать угрозам?
что мы могли бы сделать для каждого из обстоятельств, чтобы преодолеть или избежать возникновение проблемы?
Таблица для проведения SWOT-анализа
По результатам SWOT-анализа, в частности, можно определить, к какой из стратегий следует отнести стратегию для конкретного проекта.
Двенадцать возможных стратегий для проектов:
ориентированная на строительство;
основанная на финансировании, связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно, с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала;
государственная;
проектная, когда проектная технология дает существенные преимущества по сравнению с другими технологиями;
построенная на отношениях заказчик-подрядчик, при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком;
технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных риску технологиях;
ориентированная на ввод в эксплуатацию; обеспечивающая оптимизацию отношения затрат, качества и сроков;
ресурсно-ориентированная, в особенности при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности;
ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный объем, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе;
ориентированная на случайность или на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства;
пассивная, когда вообще нет стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Процессы инициации проекта.
Инициация всегда связана с принятием решений. В процессах инициации разрабатываются четкие описания целей проекта. В документацию по данному решению входит базовое описание содержания проекта, длительности проекта, а также прогноз требуемых ресурсов для анализа инвестиций. Подобные прогнозы можно составлять при помощи методов экономического моделирования и посредством экспертных оценок. Также документируются исходные ограничения и допущения для проекта, назначается менеджер проекта.
Процессы планирования проекта.
По завершении инициации выполняют процессы планирования. Данные процессы являются одними из самых сложных. Они состоят из ряда подпроцессов, ка-
сающихся планирования всех параметров проекта. В первую очередь должны быть запланированы все цели и задачи проекта и всех его частей. После этого определяют, какие операции и в какой последовательности необходимо выполнить, чтобы достичь решения поставленных задач, в результате составляют перечень операций. Затем проводят оценку длительности каждой операции. Необходимо запланировать по каждой операции назначение ресурсов, как материальных, так и трудовых, и оценить их стоимость исходя из суммы затрат.
Менеджер проекта может быть как внутренним, так и внешним лицом для компании. Планирование персонала (команды проекта) подразумевает определение и назначение ролей и ответственности, назначение человеческих ресурсов на выполнение работ и операций проекта. Также в ходе процесса планирования рассматривают возможные потоки информации и способы взаимодействия между членами команды проекта.
Важным параметром любого проекта являются риски. Риски могут носить научно-технический, производственный, организационный, юридический, финансовый, маркетинговый и другой характер. В результате планирования рисков составляется план управления рисками, направленный в первую очередь на снижение вероятности наступления рисковых событий, и план действий в рисковых ситуациях.
При составлении плана проекта важно предусмотреть все возможные ситуации, при этом план должен быть физически реализуем. Результатом процесса планирования являются следующие документированные показатели проекта: констатация цели; перечень операций проекта; перечень ресурсов, с указанием их количества и потребителей; расписание исполнения проекта; бюджет; назначение ролей и ответственности; штатное расписание; план реагирования на риски. Используя данные результатов процессов планирования, переходят к процессам анализа и исполнения.
Одна из компаний, разрабатывающая и производящая запорную арматуру для производственных трубопроводов, запланировала увеличите объемы производства и для этого построить завод. Несмотря на кажущуюся простоту, производимые изделия очень сложны, должны надежно работать в различных диапазонах температур и в агрессивных средах. В ли - 268
нейной логике компания должна была бы прежде определить номенклатуру выпуска, соответствующую требованиям рынка, выполнить разработку этих изделий и определить необходимый для производства набор оборудования и технологий. С учетом того, что в российской действительности строительство является очень долгим делом и занимает несколько лет, такой подход привел бы к тому, что повысились бы риски вывести на рынок уже устаревшие продукты и создать уже морально устаревшее производство. Предыдущий опыт показал, что разработка новых изделий в ответ на требования рынка занимает 2-3 года. Поэтому компания запустила проект строительства с тем, чтобы за 2-3 года до его завершения приступить к их разработке. 8 этом варианте у нее появлялась возможность получить самые свежие сведения о потребностях рынка и продукции конкурентов. Это позволяло разработать конку - рентоспособную продукцию, а также закупить самое новое оборудование, т.е. создать современное производство.
Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций-участников проекта.
Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.
Процесс планирования начинается до утверждения объема работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определенный вид планирования с присущими ему методиками и инструментами.
Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектом позволяет членам команды более четко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.
Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми и фактическими показателями.
Конкретная структура планов, применяемых на разных уровнях и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект. Например, в строительной индустрии в проектную документацию входят сметная документация, поставляемая заказчиком и детализируемая исполнителями, стройгенплан объекта, организационно-технологические схемы возведения объектов, графики выполнения работ и поступления на объект строительных материалов. В промышленных проектах в основе календарных графиков работ лежит конструкторская и технологическая документация, в информационных проектах - спецификация системы.
Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д.
Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы:
- 1) Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели.
- 2) Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.
- 3) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).
- 4) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время.
- 5) Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают, не обращая внимания на прогнозируемую себестоимость проекта.
- 6) Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ "План проекта". Довольно часто перед началом проекта некоторые из указанных документов отсутствуют.
Таким образом, для успеха планирования проекта важен целый ряд факторов, которые необходимо учитывать:
- · класс решаемых задач, тиражность готового продукта, вид работ (разработка, развитие, сопровождение);
- · выбор схемы ведения работ (модели жизненного цикла) с учетом сложности проекта и возможностей коллектива разработчиков;
- · опыт работы в предметной области и на средствах автоматизации разработки;
- · оснащенность разработчиков средствами автоматизации и аппаратно-программной базой;
- · уровень требований заказчика к срокам и качеству работ.
В хорошо организованном проекте, за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления: руководитель проекта, за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т. д. То есть дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого разрабатывается так называемая матрица ответственности, которая определяет функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых они отвечают персонально.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.
Основные этапы процесса планирования показаны в Таблице 1 и включают девять шагов. На каждом шаге менеджер проекта может обнаружить неэффективность или невозможность реализации проекта и поднять вопрос о его закрытии.
Таблица 1 - Основные этапы процесса планирования проекта
|
Результат |
||
|
Разработка концепции и планирование целей проекта. |
||
|
Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР). |
||
|
Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта. |
||
|
Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам. |
||
|
Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей. |
Подробно как? |
|
|
Разработка идеального календарного графика работ. |
Идеально когда? |
|
|
Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы. |
Реально когда? |
|
|
Оценка затрат, разработка бюджета. |
||
|
Разработка и принятие плана проекта. |
Все учтено? |
Для реализации больших и сложных проектов становится целесообразным применение вспомогательных процедур планирования проекта:
- · планирование качества;
- · планирование рисков и мероприятий по работе с ними;
- · организационное планирование;
- · планирование коммуникаций.
В каждом конкретном случае менеджер проекта на основе соотношения результат/затраты должен оценить целесообразность применения той или иной вспомогательной процедуры, имеющейся в арсенале проектных технологий.
Рисунок 3 Схема планирования проекта
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.
Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Различают основные и вспомогательные процессы.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз, как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости, потребность в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
» планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и
поиск путей их достижения;
» организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование
и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
» подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор
необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
» планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей
участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть
доставлена;
» идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой
степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного инеблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
» планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и
поставлять;
» планирование предложений, документирование товарных требований и определение
потенциальных поставщиков.
Планирование проекта
В управлении проектом планирование является организационным началом процесса реализации проекта. Сущность планирования проекта состоит в обосновании целей и средств их достижения на основе выявления ресурсов, определения комплекса работ, эффективных методов и средств, необходимых для их выполнения, и установление взаимодействия организаций - участников проекта. Процесс разработки планов охватывает все этапы проектного цикла: создание концепции проекта; выбор стратегического решения относительно выполнения проекта и разработка деталей проекта, в частности приведение в порядок контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, завершение проекта. На этапе планирования проекта определяют все необходимые параметры его реализации - продолжительность (вообще и за отдельными работами), потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов и технологического оборудования, а также привлечение к проекту других организаций. Принятые решения относительно этих параметров должны обеспечить реализацию проекта в заданные сроки с минимальными затратами ресурсов и высоким качеством выполнения работ.
Планирование проекта – это процесс формирования решений, определяющих порядок, в котором должна совершаться последовательность отдельных мероприятий, действий и работ по проекту. Планирование занимает основное место в управлении проектом, являясь организующим началом всего процесса по его использованию.
Понятие «план» имеет много значений, в него часто вкладывается различный смысл.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К ним относят:
планирование содержания проекта и его документирование;
составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительности работ и требований к ресурсам;
планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение сроков выполнения работ с учетом ограниченности ресурсов;
составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д.
Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими, и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) является важным и весьма эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию соответствующие их правам и обязанностям по проекту.
Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый критический путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети.
В методологии управления проектами сформированы три фундаментальных уровня управления: концептуальный, стратегический и тактический. Для любого из них может быть разработан соответствующий план.
На концептуальном уровне управления определяют цели и задачи проекта; рассматривают альтернативные варианты действий для достижения намеченных результатов с оценкой отрицательных и положительных аспектов каждого варианта; определяют концептуальные направления реализации проекта, в частности описание предметной области, укрупненной структуры работ и логики их выполнения; предварительно оценивают продолжительность и стоимость проекта, а также потребности в ресурсах.
На стратегическом уровне управления определяют целевые этапы и основные направления работы, которые характеризуются сроками материализации объектов и производственных мощностей, объемами выпуска продукции; этапы проекта, которые характеризуются сроками завершения комплексов работ, снабжение продукции (оборудование), подготовки фронта работ; планируют кооперацию организаций-исполнителей; выявляют потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам и кварталам.
Основное назначение стратегического плана - показать, насколько промежуточные этапы реализации отвечают конечным целям проекта. Стратегический план устанавливает стабильную внешнюю и внутреннюю среду и фиксированные цели для проектной команды, обеспечивает общее видение проекта. На этом уровне фокусируют внимание на промежуточных этапах плана, который дает возможность распределить работу между подразделениями проектной команды с целью обеспечения дальнейшего выполнения проекта.
Для целей стратегического планирования часто используются методы SWOT-анализа.
На тактическом уровне управления разрабатывают текущие и оперативные планы. Текущие планы уточняют сроки выполнения комплексов работ по годам и кварталам и потребности в ресурсах, определяют четкие границы между этапами работ, за выполнение которых отвечают разные организации-исполнители. Оперативные планы детализируют задачи на месяц, неделю или сутки по комплексам работ.
Планы можно детализировать по функциям управления и степени охвата работ. Функциональный план разрабатывают на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектирование, снабжение материалами и оборудованием, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняет одна организация.
Структура разбиения работ (СРР) – иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. СРР является базовым средством для создания системы управления проектом, так как позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения.
СРР позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описания работ. С другой стороны, СРР является удобным средством управления для проект-менеджера, так как позволяет:
определить работы, пакеты работ, обеспечивающие достижение подцелей проекта;
проверить, все ли цели будут достигнуты в результате реализации проекта;
создать удобную, соответствующую целям проекта структуру отчетности;
определить на соответствующем уровне детализации плана вехи (ключевые результаты), которые должны стать контрольными точками по проекту;
распределить ответственность за достижение целей проекта между его исполнителями и тем самым гарантировать, что все работы по проекту имеют ответственных и не выпадут из поля зрения;
обеспечить членам команды понимание общих целей и задач по проекту.
Пакеты работ обычно соответствуют самому нижнему уровню детализации СРР и состоят из детальных работ. Последние при необходимости могут подразделяться на шаги.
