Виды и формы аутсорсинга - определение, услуги компаний, преимущества и недостатки. Кадровое бюджетирование: кейс от аутсорсинговой компании

Начало осени - интересное время года для многих hr-менеджеров и финансистов, когда мы активно начинаем заниматься кадровым бюджетированием. В этой статье поделюсь с вами своими наработками в этой области.

Екатерина Овчинник

Директор по персоналу Россия и СНГ

Для начала давайте введем несколько определений

Что такое бюджет ? Это финансовый план, утверждаемый на определенный период времени (обычно на 1 год), в котором определены все вероятные доходы и расходы компании.

Финансовый год может совпадать с календарным, т.е. длиться с января по декабрь, а может и не совпадать. Во многих компаниях, особенно с иностранным капиталом (т.е. с головным офисом за пределами РФ), он устанавливается с апреля по март.

Бюджетирование - это технология планирования и контроля денежных потоков и финансовых результатов.

Кадровое бюджетировани е, это, соответственно, технология планирования численности и затрат на персонал.

Бюджетодержатель - руководитель, ответственный за исполнение бюджета структурного подразделения.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) - основополагающий элемент финансовой (а часто и организационной) структуры компании, определяющий принадлежность к тому или иному центру выручки или затрат, выполняющий хозяйственные операции в соответствии с отдельным бюджетом.

С чего начать?

Процесс бюджетирования обычно начинается с прогноза основных доходов компании и прогноза объема продаж. И уже только после получения предварительных планов по доходам переходят к проработке расходной части. В зависимости от структуры и сферы деятельности компании, затраты на персонал могут составлять от 30 до 75%. В компании Интеркомп мы идем близко к верхней границе данной нормы, поэтому очень тщательно относимся к вопросам кадрового планирования.

Начинаем с того, что делаем выгрузку текущей штатной расстановки по каждому структурному подразделению (ФИО, должность, оклад, надбавки и прочие формы компенсации труда по каждому сотруднику), открытые или плановые вакансии. Далее, шаг за шагом прорабатываем с бюджетодержателями любые кадровые изменения и допущения, возможные в течение года. Например, начало/прекращение декретных отпусков сотрудников, переводы с должности на должность, абсентеизм (отсутствие сотрудника на рабочем месте), стоимость элементов соцпакета, которые идут в привязке к численности, такие как ДМС, питание и т.п.

В результате мы получаем длинную таблицу, упрощенный вид которой можно отразить так:

	ФИО сотрудника	Текущая должность	Новая должность	Месяц найма	Текущий оклад	Новый оклад	Месяц изменения	Плановая премия, %%	Стоимость бенефитов на сотрудника
	Иванов И.И.	Программист	Ст.Программист
	Петров П.П.	Вакансия	Программист
	Сидоров С.С.	Тестировщик	Тестировщих

Дополните таблицу по необходимости колонками с принадлежностью к отделу, городу, бюджетодержателю (ЦФО), поправками на резерв отпусков и абсентеизм, ставками до и после регресса и любыми другими уточнениями, которые используются в вашей компании.

Численность удобно планировать в том же Excel-файле, продлевая его вправо. Численность планируем по месяцам и на год в целом. В случае, если присутствие сотрудника планируется в том или ином месяце, в форме ставим единицу. Если не планируется, то ноль. Примерно, как показано в таблице ниже.

ФИО сотрудника

Текущая должность

Иванов И.И.

Программист

Петров П.П.

Вакансия

0

0

0

Сидоров С.С.

Тестировщик

Не стоит забывать про разовые, временные или сезонные работы, если это применимо для вашей компании. В нашем случае к разовым и временным работам мы относим, такие как: архивирование документации, срочные проекты у клиента, курьерские доставки или усиление логистики на пиковые даты и т.п. Их бюджетируем также в общем списке, но закладываем расходы не на 12 месяцев, а на более короткий период, как показано в таблице ниже:

	ФИО сотрудника	Текущая должность
	Смирнов С.С.						1	1	1
	Тихонов Т.Т.	Проектная работа у клиента 1					1	1	1			1	1	1
	Васильев В.В.	Проектная работу у клиента 2		1	1	1

Все денежные затраты на сотрудников моделируем по аналогии с численностью с разбивкой по месяцам и таким образом формируем план затрат по каждому структурному подразделению.

	ФИО сотрудника	Текущая должность
	Иванов И.И.	Программист
	Петров П.П.	Вакансия
	Сидоров С.С.	Тестировщик
ИТОГ:				95000	95000	95000	145000	145000	145000	145000	145000	145000	145000	145000

При наличии возможности, мы предпочитаем проводить очные встречи с основными бюджетодержателями с целью корректного заполнения файла, а также для ускорения самого процесса, чтобы избежать долгих переписок, кто, что имел в виду. Очень часто для руководителей структурных подразделений достаточно сложно бывает правильно заполнить таблицу с первого раза. И «снятие» четкой кадровой картины и переложение ее в Excel формат наша работа, облегчающая этот этап планирования для внутренних клиентов. Чтобы пройтись по всем сотрудникам компании численностью в 1 тыс. чел в среднем уходит 2 недели совместной работы с руководителями.

В зависимости от внутренней политики компании и сферы деятельности, кадровый бюджет может строиться с опережением, планово или с отставанием. В основном это касается времени проведения кадровых изменений, когда вы планируете делать повышения, проводить изменения должностей, зарплат и т.п. Например, если организация работает на сложном, наукоемком, инновационном рынке и в ней принята система удержания персонала, то обычно кадровые изменения и повышения дохода сотрудников планируются на начало нового финансового года - январь-апрель.

И в данном случае мы говорим о том, что бюджет строится с опережением. Если изменения распределены по всему году и не привязаны к началу периода, то такой бюджет считается плановым. Но есть и иной сценарий, когда организация находится, как сейчас модно говорить в периоде «турбулентности» и вынуждена экономить, бюджет планируется выполнять с отставанием. В этом случае большинство изменений уходят на конец финансового года, а сотрудников готовят к изменениям, проговаривая заранее сроки и объемы повышений, создавая атмосферу «ожидания».

Кроме бюджета затрат на персонал к кадровому бюджетированию обычно относят следующие статьи расходов:

• Тренинги, внешнее обучение, консалтинг
• Корпоративные мероприятия и поддержание корпоративной культуры
• Нематерильная мотивация и льготы
• Подбор персонала
• Командировки
• Компенсации на запланированные увольнения

Что проверить? На что обратить внимание?

• Самое очевидное, чтобы численность совпадала с расходами. Иными словами, если у вас заложен человек, проверьте чтобы на него был заложен расход.
• Часто теряются позиции, которые в настоящий момент по штатному расписанию являются вакантными и в штатной расстановке идут без привязки к конкретной фамилии, а в службу подбора еще не поступили в виде вакансий. Для выверки этого момента рекомендую к каждой позиции привязывать уникальный номер, по аналогии с табельным, только фиксировать его на год. В этом случае вы легко заметите расхождения при сравнении численности текущего года с планируемым бюджетом.
• Чтобы ваш кадровый бюджет не нес завышенных цифр, не забудьте спланировать абсентеизм персонала. Он есть в любой компании, потому что сотрудники ходят в отпуск, берут отгулы, больничные и т.п. Даже если вы сторонник консервативного подхода, заложите 3-4% на отсутствия любого рода. То есть мы все основные затраты на персонал закладываем не в 100% объеме, а сокращаем до 97-96%. Тогда бюджет не будет завышен и ваша финансовая служба быстрее и легче проведет его согласование.

KPO предполагает управление процессами, которые требуют глубокого изучения или серьёзной аналитической обработки данных, формирования и управления базами знаний, которые в последующем могут использоваться в том числе и для поддержки принятия решений. Аутсорсинг управления знаниями сейчас только начинает получать распространение на территории США .

Что передают на аутсорсинг

В соответствии с заявлениями многих поставщиков услуг аутсорсинга, внешнему исполнителю могут быть переданы практически любые функции предприятия. На практике, наиболее распространёнными формами реализации аутсорсинга в России является передача следующих функций:

• инвентаризация основных средств , товаров и материалов
• бухгалтерский учёт и расчет налогов
• юридическое обеспечение деятельности
• расчет заработной платы сотрудников
• информационные системы и управление базами данных
• маркетинговые коммуникации и связи с общественностью
• управление проектами от разработки до реализации
• вопросы экономической и информационной безопасности
• управление логистикой и доставкой
• сборка и тестирование
• уборка и обслуживание
• управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)
• услуги офисной печати, управление офисной печатью
• удаленный ассистент может выполнять обязанности ассистента или секретаря руководители среднего или высшего звена, руководителя малого бизнеса

Легальный аутсорсинг

В ряде случаев организация обязана передать функции по осуществлению определённой деятельности сторонним организациям. Например, паевой инвестиционный фонд не может самостоятельно вести учёт, контроль и управление собственными активами. Для этого он обязан прибегать к услугам хранителя, аудитора и управляющей компании.

Выгоды от использования аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет компании-заказчику сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных бизнес-процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

• снижение стоимости реализации бизнес-процесса , а именно:
  • сокращение и контроль издержек (как правило дешевле, чем зарплата штатной единице)
  • экономия на налогах на зарплату штатной единице (иногда)
  • освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект)
• увеличение качества получаемых продуктов или услуг:
  • фокусирование компании на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя - здесь также возможен синергетический эффект)
  • использование специализированного оборудования, знаний, технологий
• снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса:
  • использование конкуренции на рынке исполнителя
  • сокращение влияния неуправляемых факторов (нехватка комплектующих)
  • разделение и частичная передача другой компании рисков
• дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке) - повышение инвестиционной привлекательности фирмы

Недостатки

При использовании аутсорсинга в России проявлялись следующие его недостатки:

Также существуют общие проблемы

• Незнание национальной культуры (при переводе call-центров за границу)
• Неработоспособность в организациях с низким уровнем зрелости (из-за отсутствия прописанных и понятных бизнес-процессов)
• Недостаточный уровень подбора кадровыми агентствами, где HR менеджеры часто способны подбирать неквалифицированную рабочую силу, но часто не способны оценить квалификацию соискателя на место «синего воротничка»
• Большая текучесть персонала
• Штатный сотрудник (за счёт рабочего общения с коллегами) способен своевременно выявлять некоторые ошибки (как ошибка в получателе корреспонденции), а иногда проинформировать клиента о новинках, при том что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые являются менее критичными.

Наиболее распространённые формы аутсорсинга

На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько характерных примеров, реализация которых возможна для большинства предприятий независимо от их размера.

Аутсорсинг в сфере ИТ

Развитие корпоративных информационных систем привело к возможности их аутсорсинга. До 90-х годов некоторые типы аутсорсинга (например, оффшорный аутсорсинг колл-центров) технически было чрезвычайно трудно реализовать.

Часто под аутсорсингом информационных процессов понимается аутсорсинг ИТ-процессов организаций, не связанных с ИТ-отраслью непосредственно. В западных странах распространен комплексный ИТ-аутсорсинг, в рамках которого подрядчику передается вся ИТ-инфраструктура заказчика. В России такой подход используется крайне редко, компании предпочитают использовать его ограниченные варианты, такие как хостинг приложений или поддержка корпоративных сайтов . На данный момент основными поставщиками аутсорсинговых ИТ-услуг в России являются системные интеграторы, однако за последние 2-3 года появился ряд крупных российских игроков, для которых аутсорсинг является основным видом деятельности. Вместе с тем, на российский рынок активно выходят крупнейшие мировые игроки: IBM и . Модель SaaS также можно рассматривать как вариант аутсорсинга в области эксплуатации программного обеспечения.

Аутсорсинг в финансовой сфере

Бухгалтерское обеспечение

Бухгалтерский аутсорсинг - один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. В данном варианте в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Формы сотрудничества могут быть весьма разнообразны, начиная от формирования «нулевой отчётности » и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.

Теоретически и практически, бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако, это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.

Не стоит путать аутсорсинг бухгалтерии с привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

Одним из очевидных недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учёта являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы. И хотя крупные аутсорсинговые компании обладают соответствующей компетенцией и несут ответственность перед заказчиком за правильность и своевременность предоставления информации, тем не менее, именно финансовый отдел и бухгалтерия заказчика отвечают перед государством за правильность и своевременность отчетности. Как следствие, крупные заказчики в России неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов.

Инвентаризационный аудит

Другие формы аутсорсинга

Правовое и информационное обеспечение

Нередко компании вместо штатного юриста предпочитают пользоваться аутсорсингом. Как правило, это обходится значительно дешевле, чем содержание собственного специалиста. Юридические услуги, как и бухгалтерские, нужны любому предприятию, учреждению или общественной организации, но в большинстве случаев нагрузки просто недостаточно чтоб сделать выгодным использование штатного юриста.

Аутсорсинг издательской деятельности

Типичными примерами аутсорсинга также являются передача стороннему исполнителю функций перевода, печати и постпечатной обработки документов, издание корпоративных газет и журналов. Издательство имеет штат редакторов, корректоров, отдел вёрстки, внештатных авторов. Для перевода материалов, печати изданий и распространения (наиболее ресурсоёмкие и дорогие направления) могут привлекаться сторонние организации.

Логистический аутсорсинг

Приобретение у третьей стороны услуг по управлению запасами, транспортировке товара, его складированию и всем связанным с этими операциями бизнес-процессам.

Критика

Некоторые примеры внедрения

Одним из первооткрывателей аутсорсинга считается всемирно известная фирма Kodak . В начале 90-х годов прошлого века руководство компании пришло к неожиданному решению - достижение мирового лидерства в сфере высоких технологий не является основной целью компании. В результате, топ-менеджеры решили передать все IT-звено компании IBM , которая как раз и стремилась к лидерству в упомянутой сфере. Процесс, как и предполагалось, оказался взаимовыгодным. Kodak обеспечила себе отличное обслуживание информационных систем, а IBM получила очень выгодный долгосрочный контракт. Сотрудники IBM получили возможности дальнейшего повышения квалификации.

Ещё одним примером внедрения аутсорсинга является иллюстрация современной стратегии развития компании Nike . Она пошла ещё дальше, передав на аутсорсинг производство спортивной одежды, распространение и реализацию. Сама же компания оставила за собой лишь дизайн производимой одежды и управление патентами, товарными знаками.

См. также

Примечания

Литература

• Дж. Брайан Хейвуд. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ = Outsourcing Dilemma, The: The Search for Competitiveness. - М .: «Вильямс», 2004. - С. 176. - ISBN 0-273-65617-1
• Михайлов Д. В. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. Учебное пособие. - М .: КноРус, 2006. - ISBN 5-85971-180-8
• Бравар Ж-Л, Морган Р. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений. - М .: Баланс Бизнес Букс, 2007. - ISBN 978-966-415-023-8
• Евгений Аксенов, Игорь Альтшулер. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. - СПБ: Питер, 2009. - С. 464. - ISBN 978-5-388-00539-7
• А. Д. Воронченок, А. С. Тихомиров, С. В. Скородумов. Аутсорсинг высоких технологий при создании новой техники. - М ., 2006.

Ссылки

Обновлено 01.04.2014. Статья актуальна на весь 2014 год.
На сегодняшний день к людям пришло понимание, что чем уже специализация человека, тем более он компетентен в ней. Профессионализм такого человека не вызывает сомнений. Но, зачастую, для средних и мелких предприятий, содержание такого человека в штате это непомерная ноша. Они попросту не могут его оплатить. Тут в силу вступает такое понятие как «аутсорсинг». Что же это такое?

Aутсорсинг — это передача организацией некоторых производственных функций или бизнес-процессов на обслуживание сторонней компании, которая специализируется в нужной области. Но, в отличии от поддержки, имеющей разовый или эпизодический характер (пришли — сделали — ушли), на Аутсорсинг передаются функции по профессиональной поддержке работоспособности отдельных систем на основе постоянного контракта (сроком от 1 года).

Какие бывают виды аутсорсинга

Традиционно принято выделять следующие направления:

• — в большинстве случаев это программирование; создание сайтов; разработка и сопровождение ПО; обслуживание техники (настройка периферии: принтеры, мышки, сканеры). В том числе может касаться и разработки достаточно больших и сложных вычислительных систем, как в случае с дата центрами.
• Производственный аутсорсинг — передача части функций производства сторонним производителям. Например, рекламные агентства, использующие типографии и их печатные мощности или же винные дома, которые приобретают вина и разливают их под собственными марками.
• Аутсорсинг бизнес-процессов — передача организации-исполнителю отдельного бизнес-процесса (или нескольких), который при этом не является основными. Например, бухгалтерский учет, управление персоналом, реклама, логистика, маркетинг.
• Аутсорсинг управления знаниями — управление теми видами процессов, которые требуют более глубокого изучения или серьёзной аналитической обработки больших массивов данных, создания и управления базами знаний (БЗ), которые в последующем будут применяться для поддержки принятия решений. Данный вид аутсорса только начинает начинает набирать популярность на территории США.

Рассмотрим более подробно одно из направлений, а именно IT отрасль.
Здесь аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней компании информационных систем.
Если говорить в общем, то для успешного ведения бизнеса на сегодняшний день вовсе не обязательно выполнять все функции компании с помощью своего штата персонала, ведь можно переложить ведение этих процессов на плечи специализированной организации. Фирма, берущая на себя «чужие» функции называется аутсорсинговой, или аутсорсером.

Наибольшее распространение на практике получило абонентское обслуживание компьютеров. Так, заказчику предлагается полный пакет услуг, позволяющий ему не нанимать в штат системного администратора.
Комплекс обычно включает в себя следующие виды услуг:

• настройка и аппаратной части оборудования;
• настройка и обновление ПО;
• защита сети от несанкционированного доступа извне;
• антивирусная защита;
• своевременный ремонт и замена сопровождаемого оборудования;
• резервное копирование информации (backup);
• консультирование и обучение персонала.

Из сопутствующих услуг можно отметить прокладку локальных сетей, IP-телефонию и настройку АТС, ИТ-аудит и консалтинг. Именно поэтому данный вид аутсорсинга часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия-клиента.

Центры обработки данных (ЦОД)

Сегодня даже мелкие и средние компании все чаще сталкиваются с необходимостью больших вычислений. Своих мощностей не хватает и здесь на помощь приходят дата-центры и Центры Обработки Данных. Это избавляет компанию от привлечения финансирования, решения проблем с энергоснабжением, закупки серверного оборудования и обеспечения безопасности. Также ЦОДы периодически требуют модернизации. Небольшим компаниям это просто невыгодно. Проще и дешевле заключить договор SLA с коммерческим ЦОДом и получить услуги обработки данных как сервис.

История появления в России

У истоков аутсорсинга в Российской Федерации стали частные охранные предприятия, которые позволили сотням предприятий защищать свой бизнес, каким бы мелким или крупным он ни был, более качественно и более профессионально, но при этом не содержать несколько штатных охранников. Поначалу все было организованно на низком уровне. Но постепенно ниша развивалась, и все большее значение приобретал маркетинг. Специалистов по маркетингу в то время просто катастрофически не хватало, это и создало благоприятную почву для появления и становления специализированных рекламных агентств, которые были способны вести сложные проекты.

Вслед за рекламными агентствами подтянулись и PR-агентства и некоторые исследовательские компании.
А в теперь уже далеком 1998 году начался бум Рунета. Именно он привел к появлению не только тысяч сайтов, но и гигантского рынка услуг по их созданию и продвижению. Для многих людей это была потрясающая возможность, в результате которой появились 3 хостинг-компании (как три кита): masterhost, РТКомм.ру и Utransit (бывший Valuehost). По данным независимых исследований RUнета на долю этих трех компаний сегодня приходится размещение более 65% российских сайтов.

Теперь вы знаете что такое аутсорсинг, какие бывают виды аутсорсинга, его историю и становление.

Вам могут быть интересны следующие материалы

Отношения

Интерьер

Дети

Красота

Фигура

Здоровье

© 2020 Женские секреты. Отношения, красота, дети, мода