Как самостоятельно научиться продавать на кассе азс. Правила работы с онлайн кассами
Сразу хочу предупредить, что на РРО должен работать обученный кассир, крайне желательно в ЦСО, а вообще идеально - имеющий соответствующие удостоверение для работы на конкретной модели РРО. Почему? Да потому, что за допущенные необученным/ недоученным кассиром ошибки могут наказать гривной. А оно Вам нужно?
Следуя данной инструкции постараемся избежать штрафов, а также прочих ошибок и неприятностей.
Итак, приступим!
1. До начала работы (смены) кассир обязан провести ежедневное техническое обслуживание РРО, для этого:
Проверяем отсутствие повреждений средств контроля (пломб) на корпусе РРО и модема. Пломбы береж ё м, как зеницу ока. В инструкции об опломбировании запрещается их чем-то защищать (заклеивать) , но штрафа за это не предусмотрено. Поэтому рекомендую защитить пломбы, приложив на пломбы прозрачную пленку, а сверху наклеи ть скотч (н епосредственно на пломбу скотч не клеим! ) Ну, а е сли пломбы все же не уберегли, то прямая дорога в ЦСО;
Проводим внешний осмотр на предмет целостности корпуса РРО/модема/блоков/питания/интерфейсных кабелей, удаляем пыль, грязь и другие посторонние предметы, мешающие работе принтера и клавиатуры. Отставляем подальше всё, что связано с жидкостями - вазы, горшки, чашки, бутылки и т. п., т. к. воду РРО мягко говоря не любит. Особое внимание уделяем борьбе с всевозможными насекомыми, т. к. после следов их жизнедеятельности РРО практически неремонтопригоден.
Проверяем надёжность подключения РРО/модема к блоку питания и сети 220 В, а также надёжность подключения интерфейсных проводов.
Не рекомендую пренебрегать данным пунктом, т. к. лучше предотвратить проблему, чем потом героически её решать (лучше перебдеть, чем недобдеть!).
2. Включаем РРО (да и всё остальное, что необходимо для работы: модем, компьютер, сканер, банковский терминал и т. п.).
3. Проверяем наличие чековой ленты. При необходимости устанавливаем новый рулон.
4. Регистрируем кассира (требуется не на всех модел ях РРО).
5. Выполняем X-отч ё т, по которому проверяем:
Правильность установки ленты. Часто устанавливают рулон ленты «вверх ногами» и спешат звонить в ЦСО с вызовом о неисправности принтера. Термолента имеет только один слой для печати, соответственно существует только одно правильное положение рулона в принтере;
Выполнение Z-отч ё та за предыдущую смену. Е сли в X-отч ё те видим суммы - есть повод для беспокойства - предыдущая смена забыла выполнить обнуляющий отч ё т, что чревато штрафом в 340 грн. Срочно выполняем Z-отч ё т, пока не истекли 24 часа с момента проведения первой расч ё тной операции предыдущей смены и РРО не заблокировался;
Дату и время (корректируем время при необходимости).
Пересчитываем деньги в денежном ящике (сейфе) и сверяем с остатком в предыдущем Z- отчёте.
6. С улыбкой встречаем первого покупателя/ клиента и прежде чем пробивать чек (перед первой расч ё тной операцией, первым покупателем/ клиентом ) в обязательном порядке вносим разменную монету или остаток со вчерашнего дня операций «служебное внесение» .
Обратите внимание:
Работать без разменной монеты запрещено;
Сумма разменной монеты не регламентируется, но если рассуждать логически Вы должны дать сдачу, например, хотя бы с 2 00 грн;
Если разменной монеты недостаточно, попросите у покупателя купюры меньшего номинала и ли попросите разменять купюру на более мелкие в соседнем отделе или сделайте это сами;
Не имея чем дать сдачи, Вы можете лишиться первого покупателя, а возможно и второго и...
7. К огда покупатель уже определился с товаром и принял решение о покупке начинаем пробивать чек:
Пробиваем код товара (не цен у , не название, а код товара, который должен быть присвоен каждому товару/услуге, может быть указан на ценнике или в прейскуранте и должен быть запрограммирован в РРО);
При продаже нескольких единиц одного и того же товара или при продаже весового товара не забываем вначале вводить количество (вес) и умножать его на код товара;
Когда все покупки пробиты нажимаем кнопку ПС (промежуточная сумма) и убеждаемся, что в сумме чека нет ошибки. Если таки есть, аннулируем чек и пробиваем коды заново. Можно конечно и аннулировать ошибочную позицию в чеке, но не нужно, т. к. покупателю будет сложно разобраться, что же ему все таки пробили в чеке. Кстати, кнопку ПС можно нажимать не только в конце чека, но и после каждого пробития товара, если, например, покупатель ограничен в средствах и просит Вас пробить товаров не более чем на указанную сумму;
Сообщаем покупателю сумму к оплате;
Уточняем форму оплаты (наличная или безналичная);
Принимаем деньги или банковскую карту. Если покупатель решил оплатить банковской карточкой, то вначале выполняем операции с банковским терминалом и только затем переходим к следующему пункту;
Вводим сумму, полученную от покупателя для автоматического расчета сдачи (операция необязательн ая , но может избавить Вас от вычисления сдачи в уме или на калькуляторе);
- нажимаем кнопку Оплата для закрытия чека за наличный расчет;
- нажимаем кнопку Чек/Кредит/Картка для закрытия чека за безналичный расчет;
- выдаём товар, фискальный чек (при безналичной оплате дополнительно выдаем слип-чек банковского терминала) и сдачу покупателю со словами " С пасибо за покупку, приходите еще ”. Обратите внимание, что в зависимости от сферы деятельности такие пожелания могут быть неуместны как словами, так и в чеке РРО;
- ждём следующего покупателя.
8. В перерыве:
- можем выполнить дневной X-отч ё т, пересчитать деньги в денежном сейфе, сравнить с суммой в отч ё те, порадоваться, что все сошлось:) или наоборот:(.
- можем запрограммировать новый товар, поменять цену на старые товары, переписать прейскурант или ценники и т. д. и т. п.
9. В конце смены (но не позднее 24 часов с момента пробития первого чека). несмотря на усталость, голод и желание побыстрее уйти домой, нужно выполнить ряд очень ответственных операций:
- выполняем X-отч ё т, пересчитываем деньги в денежном сейфе, сравниваем с суммой в отчёте. Если в течение дня все делали правильно, то все должно сойтись, если нет - не спешите винить РРО - 99,99 %, что проблема не в н ё м. Обратите внимание, что безналичные оплаты в отчете отражены отдельной строкой и не попадают в « готівку в сейф і» ;
- операцией «служебная выдача» выводим всю или часть выручки, не забывая оставить разменную монету для следующ ей смен ы .
Имейте в виду, директор, бухгалтер, хозяин и т. д. может попросить Вас выполнить «служебную выдачу» и в течение дня - это нормально;
- переда ё м выручку в бухгалтерию, в банк, инкассаторам, в руки хозяину, себе в карман (если Вы и есть хозяин);
- в случае, если на предприятии установлен лимит кассы (нужно узнать у бухгалтера), «служебную выдачу» можем не выполнять, а оставлять деньги в сейфе РРО до достижения лимита;
- проверяем наличие достаточного остатка кассовой ленты и выполняем обнуляющий Z-отч ё т. У беждаемся, что в отчёте есть фраза наподобие "Регістри обнулено", « Звіт дійсний» и т. п., присвоен номер и указаны правильные дата и время. П еред выполнением Z-отчёта н а некоторых РРО необходимо выполнить печать контрольной ленты.
- контрольную ленту (при наличии) сворачиваем в трубочку или складываем несколько раз и храним в течении трех дней на месте расч ё тов и тр ё х лет где-нибудь на объекте торговле ;
- Z-отчёт подклеиваем в Раздел № 1 КУРО и заполняем Раздел № 2 строго согласно отчета. Заранее в разделе № 2 ни в коем случае ничего не заполняем - ни даты, ни номера отчета, ни т. д. ни т. п., т. к. в случае чего исправления в КУРО не приветствуются (хотя и допускаются,
но не более пяти на одной странице
);
- закрываем смену на банковском платежном терминале, если хотим, чтобы безналичные платежи попали на Ваш банковский счет.
10. Ждем автоматической передачи отчета в налоговую инспекцию или отправляем его вручную, где это возможно.
11. При желании отключаем все то, что включили в п.2.
12. С чувством выполненного долга идем домой.
Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Кассир должен знать все тонкости работы с ККМ, уметь заполнять журнал кассира-операциониста, снимать Z и X-отчеты и конечно иметь опыт закрытия кассы.
Как работать с кассовым аппаратом
Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека.
Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам можно и лично работать на кассе.
Обязанности директора и кассира при работе с ККМ
До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:
- ключи от кассы и денежного ящика;
- купюры и монеты для размена;
- необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).
Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:
- сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
- занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
- оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
- закрыть замок показания денежных счетчиков;
- убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.
После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.
Как снять X-отчет в ККМ
X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную. Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.
Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку.
При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы. Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).
Онлайн касса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Получить удобное приложение можно в один клик. Это и поддержка продавца-кассира и удобная складская программа и онлайн-касса с фискальным накопителем.
Как работать на кассовом аппарате
В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов.
Когда нужен акт по форме № КМ-3
Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:
- клиент отказался от покупки и оформил возврат;
- кассир ошибся.
Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).
Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.
Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ
В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:
- данные контрольных регистров на начало и конец дня;
- сумму выручки;
- сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
- информацию о скидках.
Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.
Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.
Как заполнять журнал кассира-операциониста
Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ.
В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.
Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом).
Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.
Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.
Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.
К работе с кассовым аппаратом могут быть допущены работники, которые:
– освоили правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума (например, прошли обучение в ЦТО);
– изучили типовые правила эксплуатации ККТ.
При этом с такими работниками нужно заключить договор о полной материальной ответственности.
Перед началом работы с ККТ директор организации (его заместитель, дежурный администратор, индивидуальный предприниматель) обязан:
– открыть замок привода и счетчиков ККТ и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков, сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 за предыдущий день;
– убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы, заверить своими подписями;
– оформить начало контрольной ленты. Для этого на ней нужно указать тип и заводской номер ККТ, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Эти данные заверяются подписями, после чего замок показаний денежных счетчиков закрывается;
– выдать кассиру ключи от ККТ, привода ККТ и денежного ящика;
– обеспечить кассира разменными купюрами и монетами в необходимом для расчета с покупателями количестве;
– выдать кассиру принадлежности для работы и обслуживания ККТ (например, чековые ленты соответствующих размеров, красящую ленту);
– дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т.п.).
Кассир, прежде чем начать работу с ККТ, обязан:
– проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
– включить ККТ в электросеть, проверить ее работу путем выбивания двух-трех нулевых чеков. Данные чеки в конце дня нужно приложить к кассовому отчету;
– протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
– разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).
При оплате покупки кассир-операционист обязан определить общую сумму покупки. Сделать это можно по показаниям индикатора ККТ или с помощью счетных устройств (например, калькулятора). Далее эту сумму необходимо назвать покупателю (заказчику) и уточнить способ оплаты.
Если покупатель (заказчик) производит оплату наличными, то кассир-операционист должен получить от покупателя (заказчика) денежные средства, четко назвать их сумму и положить эти денежные средства отдельно на виду у покупателя (заказчика).
В случае, когда покупатель (заказчик) для оплаты предоставил банковскую карту, кассир-операционист или сам покупатель (заказчик) должен вставить карту в специальный разъем кассовой машины (системного кассового терминала, имеющего связь с банком). При вводе банковской карты в машину покупатель (заказчик) должен ввести личный код (ПИН-код), известный только ему. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего кассир-операционист должен напечатать кассовый чек и вернуть карточку покупателю одновременно с кассовым чеком.
В процессе работы кассиру запрещено:
– работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;
– допускать посторонних лиц к ККТ (исключение – директор (его заместитель, бухгалтер, дежурный администратор) организации (индивидуального предпринимателя), а также технический специалист или контролирующее лицо для проверки кассы – только с разрешения указанных лиц);
– покидать кассовую кабину без уведомления об этом администрации, не отключив ККТ, не закрыв на ключ кассовую кабину и ККТ. При необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, ККТ и денежного ящика) должны быть у кассира;
– самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
– иметь в кассе личные и не учтенные через ККТ денежные средства (исключение – денежные средства, которые выданы перед началом рабочего дня).
В конце рабочего дня (смены) представитель администрации (индивидуальный предприниматель) в присутствии кассира должен:
– снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) и получить распечатку или вынуть из ККТ использованную в течение дня контрольную ленту (Z-отчет);
– подписать конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер кассового аппарата, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы;
– сравнить фактическую сумму денежной выручки и полученные показания и установить причины расхождения. В частности, составить акт возврата по форме № КМ-3 по неиспользованным и ошибочно пробитым чекам.
Кассиру нужно:
– подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
– составить кассовый отчет по форме № КМ-6;
– сдать выручку вместе с кассовым отчетом (форма № КМ-6) старшему (главному) кассиру (либо непосредственно инкассатору банка – если в организации (у индивидуального предпринимателя) всего одна-две кассы);
– заполнить журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).Закончив оформление кассовых документов, кассир:
– произвести межремонтное обслуживание машины и подготовку ее к следующему дню, в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники;
– закрыть кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
– сдать ключи от кассовой машины, кассовой кабины представителю администрации (директору, заведующему, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру) на хранение под расписку.
Лекция №1. Кассовый аппарат « POS -терминал».
1. Устройство ККМ и правила эксплуатации.
ККМ – это контрольно кассовая машина. Название ККМ – «POS-терминал», программа – Ягуар.
ККМ состоит из следующих основных элементов:
Монитор
Клавиатура
Принтер (фискальный регистратор «Штрих-ФР-К»)
Дисплей для покупателей
Системный блок
Денежный ящик
Сканер (объемный)
Источник бесперебойного питания
Источник бесперебойного питания позволит кассе работать еще 20 минут в случае отключения электроэнергии. Кассир в этом случае обслуживает последнего покупателя, закрывает чек, всех остальных покупателей просят оставить покупки и покинуть магазин.
Правила эксплуатации и техники безопасности:
К работе на ККМ допускаются кассиры, прошедшие подготовку, проверку знаний и инструктаж по технике безопасности. Запрещается:
Устанавливать ККМ на открытом воздухе, в местах, не защищенных от влаги, пыли и прямых солнечных лучей, вблизи электронагревательных приборов, мощных электродвигателей и других источников электрических помех;
Включать машину в одну розетку с другими приборами;
Оставлять без присмотра кассовый аппарат, выключать, перезагружать кассу, вытаскивать шнуры (перезагружать может только администрация);
Протирать кассовый аппарат и сканер влажной тряпкой;
Работать с мокрыми руками;
Тянуть ленту в противоположном ее движению направлении - это может вызвать поломку механизма принтера;
Нажимать одновременно две кнопки лент напринтере;
Класть железную монету, купюры и другие посторонние предметы на принтер;
Работать на неисправном кассовом аппарате.
Основные правила эксплуатации ККМ, технические требования к ККМ, требования к работе кассира определяются «Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением» (30.08.93 г. №104). В организациях допускается применение только исправных ККМ с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти.
Фискальная память - это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих ежесменную регистрацию и энергонезависимое хранение итоговой информации в целях правильного исчисления налогов. (Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) от 22.05.2003 №54-ФЗ) В фискальную память записываются суммы продаж по ККМ.
2. Неисправности ККМ.
При работе на ККМ, могут возникнуть сбои кассы. Кассиру необходимо уметь определить неисправность кассы, и доложить о возникшем сбое администрации.
Существуют следующие неисправности:
1. Съезжающие суммирующие счетчики (неправильно считается сумма).
2. ККМ не позволяет получить фискальные отчеты.
3. Расхождение реального времени с текущим (± 5 минут – штрафная санкция магазину).
4. Принтер печатает, а чек не печатается (необходимо перевернуть заправленную ленту).
5. Засыпает сканер (необходимо нажать кнопку «Сканер-Гудок» на клавиатуре).
6. Буфер чека переполнен (необходимо закрыть чек, попросить покупателя рассчитаться, а остальное пробить в следующем чеке).
Сбои 4, 5, 6 кассир моет поправить самостоятельно, а для устранения сбоев 1, 2, 3 кассир о сбое сообщает КЗП, КЗП сообщает ЗУМ, а ЗУМ вызывает по телефону СИ (сервис-инженера).
3. Режимы работы на ККМ, штрих-коды персонала.
У кассового аппарата «Пос-терминал» есть три режима доступа:
1. Режим администратора (снятие X и Z отчетов, аннуляция,
коррекция, работа со справочником товаров, внесение и выплата, распечатка копии чека);
2. Режимконтролера (КЗП) (работа со справочником
товаров, распечатка копии чека,
коррекция);
3. Режим кассира (продажа товара).
Система работы с терминалом связана со штрих-кодами, с помощью
которых можновойти в определенный режим работы и выполнять
определенные функции.
Штрих-код кассира позволяет работать в режиме кассира. У каждого кассира имеется свой индивидуальный штрих-код.
Штрих-коды контролера, БМ, УМ, ЗУМ позволяют работать соответственно в режимах контролера и администратора.
Сотрудники, имеющие бейджи со штрих-кодами: УМ, ЗУМ, БМ, КЗП, КО.
4. Назначение клавиш клавиатуры.
«РЕГИСТРАЦИЯ» - регистрация бейджем, вход и выход из рабочего окна
«ВЫХОД» - выход из определенной операции
«X» - снятие X, Z отчетов
«КОЛИЧЕСТВО» - умножение, вес
«КОР» - коррекция
«АНН» - аннулирование чека
«СПРАВКА» - работа со справочником товара
«КОД ТОВАРА» - подтверждение локального и штрих-кода
«ДА» - подтверждение
«ПОВТОР» - повторное пробитие товара
«ВНЕСЕНИЕ» - внесение денег в кассу
«ВЫПЛАТА» - выплата денег из кассы
«ДЯ» - открытие денежного ящика
«ОТМЕНА» - нет или сброс
«НАЛИЧНЫЕ» - подсчет сдачи, ввод суммы
«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - закрытие чека
«--→» - стереть
«ПРОДОЛЖЕНИЕ ПЕЧАТИ» - продолжить печать
«КОПИЯ ЧЕКА» - распечатка копии чека
«СКАНЕР-ГУДОК» - разбудить сканер.
Из данных кнопок есть несколько опасных, нажимать на которые необходимо осторожно, предварительно подумав. Это клавиши:
«ВЫХОД» - можно выйти из рабочего окна,
«ПОВТОР» и «КОЛИЧЕСТВО» - можно сделать магазину недостачу или пересортицу. (Эту кнопку лучше не использовать, а все продавать через сканер),
«ВП» и «ВН» - их можно перепутать,
«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - если чек закрыт, а покупатель откажется от товара, в чеке уже ничего не изменить, не сделать ни аннуляцию, ни коррекцию.
Лекция №2. Система продажи товара на ККМ « POS – терминал».
1. Понятия локальный и штрих-код.
В наших магазинах кодовая система и товар можно пробить по штрих-коду или по локальному коду. Со стоимостью товара кассиры не работают.
Штрих-код - это маркировка товара, которую наносит производитель на упаковку своей продукции. Состоит из набора цифр и вертикальных штрихов. Штрих-код может отсутствовать у какого-либо товара.
Локальный код - состоит из четырех или пяти цифр и присваивается товару в Центральном офисе Компании «Пятерочка» (отдел ценообразования). Локальный код товара можно найти на ценнике данного товара, в справочнике, в планшете кассира, может быть нанесен этикет-пистолетом, у БМ. Независимо есть ли у товара штрих-код или нет, каждому товару присвоен свой локальный код. Если у товара присутствует штрих-код, то товар пробивается через сканер, при отсутствии штрих-кода он пробивается по локальному коду.
Существует правило: если локальный код начинается с нулей, нули на кассе не набираются.
При продаже, набор цифр штрих-кода и локального кода на клавиатуре подтверждается кнопкой «КОД ТОВАРА».
2. Реквизиты кассового чека и ценника на товар.
На выдаваемом покупателю чеке должны отражаться следующие реквизиты:
Наименование организации,
Адрес и номер магазина,
Идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН),
ФИО кассира,
Заводской и регистрационный номера ККМ,
Порядковый номер чека,
Дата и время покупки,
Локальный код и наименование купленного товара,
Стоимость покупки,
Сумма полученных денег, сдача,
Признак фискального режима.
На ценнике , которыми обозначается товар в торговом зале присутствуют следующие реквизиты:
Наименование организации,
Номер магазина,
Наименование товара,
Страна изготовитель,
Пометка «за шт», «за уп», «за кг»,
Локальный код товара,
Дата печати ценника,
С оборотной стороны ценника:
Печать магазина,
Подпись БМ.
Существует несколько видов ценников, которые различаются по цвету и по размерам.
По цвету:
Белый (обычный ценник)
Оранжевый (товар индикатор)
Желтый (товар акции и товар, на который действует скидка по дисконтной карте)
Зеленый (новинки товара).
По размерам бывают ценники :
Гигантский,
Двойной,
Маленький,
Дополнительный,
Средний,
Сигаретный,
Цена по карте.
3. Система продажи штучного товара, продажа товара через умножение.
Штучный товар – это товар со стандартным весом, расфасованный в стандартные, одинаковые упаковки.
Любой штучный товар можно продать 3 способами:
).
3. через локальный код (по схеме:
набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).
Продажа через умножение.
Если необходимо продать несколько штук какого-либо одинакового товара, используем схему:
число – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - 1 из способов продажи штучного товара.
При закрытии чека используется следующая схема:
Кнопка «НАЛИЧНЫЕ» - вводится сумма денег покупателя – кнопка «ЗАКРЫТЬ ЧЕК».
4. Система продажи весового товара.
Весовой товар делится на два вида:
Весовой товар от «Пятерочки»,
Весовой товар от производителя.
Система продажи весового товара от «Пятерочки».
Весовой товар от «Пятерочки» - это товар расфасованный в магазине (фрукты, овощи, деликатесный отдел, некоторые виды конфет, печенья и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка.
Любой весовой товар от «Пятерочки» можно продать 3 способами:
1. через сканер (поднести товар штрих-кодом к сканеру).
2. через набор штрих-кода вручную (по схеме:
набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).
3. через локальный код с набором веса (по схеме:
).
Локальный код и вес можно найти в штрих-кода товара на термо-этикетке:
28 08444 001248
Обозначение цифр штрих-кода:
28 – номер весовой секции «Пятерочки»,
08444 – локальный код (ноль не набирается),
00124 – вес товара (набирать на кассе отделяя граммы от килограммов запятой, например: 0,124),
8 – контрольная цифра, для кассира никакую информацию не несет.
Так расписать штрих-код можно только весового товара от «Пятерочки».
Система продажи весового товара от производителя.
Весовой товар от производителя - это товар расфасованный на производстве, в магазин его привозят уже расфасованным (весь товар в вакуумных упаковках: рыба, сыр, колбасные нарезки и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка производителя, но также этот товар перевешивается в магазине и наклеивается термо-этикетка от «Пятерочки».
Если товар по какой-либо причине не был перевешан, его можно продать следующими способами.
Любой весовой товар от производителя можно продать 2 способами:
1. через набор штрих-кода вручную с набором веса (по схеме:
набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).
2. через локальный код с набором веса (по схеме:
набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).
Обязательно набирать ВЕС при продаже через локальный код, иначе будут продаваться килограммы.
Лекция №3. Проблемные ситуации и порядок их решения.
1. Операция коррекция.
Коррекция – это отмена в начале, в середине, в конце чека одной или нескольких позиций в чеке. Делается в режиме доступа КЗП или администрации, делается только при открытом чеке.
Причины коррекции:
1. ошибка кассира,
2. отказ покупателя,
4. сбой ККМ.
После корректировки касса автоматически переходит в
режим кассира. Поэтому, если из чека нужно убрать несколько различных товаров, перед каждым товаром нужно переходить в режим контролера.
Схема проведения коррекции:
регистрация бейджем – кнопка «КОРР» - 1 из способов продажи товара.
При коррекции используется тот же способ, что и при продаже товара. Корректировка проходит только попозиционно.
После закрытия чека, в котором проведена корректировка, выходит 2 чека:
Первый чек отдается покупателю, на нем будет написа позиция «СТОРНО» = ОТМЕНА (та позиция, которую отменили, из чека не исчезнет, а запишется со словом СТОРНО).
Второй чек – это отчет о коррекциях. Эти отчеты передаются контролеру закассового пространства, на их основании КЗП заполняет журнал коррекции. Чеки подкалываются в журнал.
2. Операция аннуляция.
Аннуляция – это отмена чека полностью.
Аннуляция делается только в режиме администрации и только при открытом чеке.
Причины аннуляции:
1. ошибка кассира,
2. отказ покупателя,
3. неправильно промаркирован товар,
4. сбой ККМ.
Схема проведения аннуляции:
регистрация бейджем – кнопка «АНН».
После этого выйдет кассовый чек, на котором будет написано: ЧЕК АННУЛИРОВАН. На основании этого чека ЗУМ заполняет журнал аннуляции, чек подкалывается в журнал.
Если аннуляция сделана по грубости кассира, кассир пишет объяснительную записку и платит штраф за некачественное обслуживание покупателей.
3. Операция копия чека.
Копия чека делается по просьбе покупателя по схеме:
вводится номер чека – кнопка «КОПИЯ ЧЕКА».
Иногда копия чека по ККМ не делается, в этом случае КЗП выписывает копию вручную. Бланк берет у БМ. На чеке обязательно ставится печать магазина.
4. Работа со справочником товара.
Справочник товара – это вся ассортиментная матрица товара, а именно тот товар, который оприходован у БМ. Если товар не находится в режиме продажи. То в справочнике его тоже нельзя будет найти.
К справке имеют доступ КЗП и администрация. В справке можно работать независимо от того, закрыт чек или нет.
В справке можно найти: штрих-код, локальный код, наименование товара, цену товара, пометку штучный товар или весовой.
Схема работы в справочнике:
регистрация бейджем – кнопка «СПРАВКА» - 1 из способов продажи товара.
Чтобы выйти из справочника товара нужно нажать клавишу «ВЫХОД», но касса может автоматически выходить из окна справки. Для продолжения работы необходимо перейти в режим кассира.
Лекция №4. Открытие и закрытие операционного дня по ККМ.
1. Подготовка к открытию дня.
Время прихода КО в магазин – 8.00. Утром кассир приводит рабочее место в порядок, проверяет работу кассового аппарата, сверяет время на кассе. От ЗУМа КО утром получает 5 вещей:
- ключи от ККМ,
- дисконтные карты,
- ККЛ (контрольно кассовые ленты)
- именной бейдж,
- размен.
За получение размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы и пересчитывает размен в главной кассе.
Также утром КО и КЗП проверяют наличие товара, который продается на кассе: сигареты, пакеты, кофе одноразовый.
2. Открытие дня по ККМ.
1. Проведена подготовка к открытию дня, кассир заправляет ККЛ в принтер.
2. ЗУМ снимает Х-отчет:
Этот Х-отчет должен быть нулевым. На основании этого отчета ЗУМ заполняет журнал кассира – операциониста.
3. ЗУМ делает внесение денег кассу:
регистрация бейджем – кнопка «ВП» - вводится сумма размена - кнопка «НАЛИЧНЫЕ».
4. КО или ЗУМ подписывают ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на начало дня.
Все отчеты забирает ЗУМ и вкладывает в журнал, хранит до вечера.
3. Закрытие дня по ККМ.
В 21.00 начинают по одной закрывать все кассы. Приходит на кассу ЗУМ, перекрывает очередь (встает в конце очереди и просит, чтобы за ним не занимали очередь покупатели). ЗУМ подзывает охранника. Все денежные перемещения делаются только в присутствии охранника.
1. ЗУМ снимает Х-отчет:
регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «1».
2. ЗУМ делает выплату денег из кассы:
регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «2» - высвечивается сумма – кнопка «НАЛИЧНЫЕ».
3. Кассир собирает все деньги: достает монетницу, на нее складывает крупные деньги, оборачивает в холщевый мешок и в сопровождении ЗУМа спереди и охранника сзади идет в главную кассу. Охранник в главную кассу не заходит, идет на свое рабочее место. В главной кассе закрываются ЗУМ и КО. КО считает деньги: составляет размен на следующий день и делает таксировку по купюрам. Разменный фонд бывает фиксированный и нефиксированный. Если на объекте разменный фонд не фиксированный, то он составляется таким образом: берется вся железная мелочь и купюры достоинством по десять рублей, таксируются (в таксировке указывается наименование, количество, общая сумма каждой монеты или купюры, общая сумма размена, дата, фамилия кассира) и вкладываются в пакет. Все остальные деньги считаются отдельно и на них тоже составляется покупюрная ведомость.
Когда на объекте разменный фонд фиксированный, например 500 рублей, то в пакетик нужно положить ровно 500 рублей (ни монетой больше, ни монетой меньше).
За сдачу размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы, за расхождения – в журнале учета недостач и излишков при сдаче денежных средств кассирами.
4. После подсчета денег ЗУМ с Х-отчетом идет к БМ сверить показания Х-отчета с реализацией по компьютеру. БМ дает разрешение на снятие Z-отчета, если сумма сошлась.
5. ЗУМ и КО идут на кассу, ЗУМ снимает Z-отчет:
регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «3» - кнопка «ДА».
На основании Z-отчета заполняется журнал кассира-операциониста.
6. КО подписывает ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на конец дня.
7. Лента отрывается и сдается в архив ЗУМу в главную кассу. Заправляется новая лента на следующий день.
После закрытия операционного дня кассир приводит рабочее место в порядок и помогает в выкладке товара.
Понятия Х и Z -отчеты.
Х-отчет – это не фискальный финансовый отчет, отчет без гашения, снимается несколько раз в день.
Z-отчет - это фискальный финансовый отчет, отчет с гашением, снимается один раз в операционный день.
4. Инструкция по расхождениям при сдаче денежной наличности кассирами.
Допустимые расхождения между наличными деньгами и показанием отчета ± 5 рублей.
Если при подсчете денег выявлена недостача или излишек денежных средств на сумму от 5,01 рублей до 19,99 рублей, кассир в течение рабочего дня обязан написать объяснительную. Недостачу кассир возмещает из собственных средств. Излишек приходуется по усмотрению Управляющего объектом. Трехкратное повторение такого расхождения – основание для увольнения КО.
В том случае если сумма расхождений от 20 рублей до 100 рублей - информацию о кассире, сумме недостачи или излишка, Заместитель управляющего магазином сообщает Супервайзеру, сразу после проверки. Объяснительная пишется кассиром сразу же. Повторение дважды – основание для увольнения.
Если сумма расхождения составляет от 100 рублей и больше, то это может быть основанием для увольнения кассира. Информация сообщается Супервайзеру и НКИД.
Тренинг. Заправка ленты в принтер.
Кассирам объясняются правила заправки контрольной и чековой лент в принтер, дается время попробовать самостоятельно заправить ленты.
Следующее задание – заправка ККЛ на время. Норматив 35 секунд.
Перед началом работы с помощью онлайн-кассы кассир-операционист получает:
- ключи от кассовой кабины, привода кассовой машины и денежного ящика;
- необходимые расходные материалы – чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.;
- разменную монету и купюры.
Затем кассир-операционист должен сформировать отчет об открытии смены. Онлайн-касса автоматически отправит этот отчет оператору При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
- определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
- получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
- провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.
Есть два варианта выдачи чека или бланка строгой отчетности.
Во-первых, на бумаге.
Во-вторых, в электронной форме. Чек не печатают на бумаге, а пересылают на абонентский номер телефона или e-mail покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.
В конце рабочей смены до прибытия инкассатора кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных.
Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.
После сдачи выручки и оформления документов кассир выполняет межремонтное обслуживание кассовой машины, отключает ее от сети и закрывает чехлом. Далее кассир сдает ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.
Обратите внимание
Онлайн-кассы не требуют технического обслуживания по принципу касс старого образца. Онлайн-ККТ и фискальные накопители нужно ремонтировать в специализированных центрах (например, у производителя ККТ).
Какие реквизиты содержит кассовый чек и БСО
Требования к обязательным реквизитам и бланка строгой отчетности перечислены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ.
Так, в чеке, который выдает онлайн-касса, должны быть указаны:
- место (адрес) осуществления расчета;
- система налогообложения, которая применяется при расчете;
- признак расчета:
- получение денег от покупателя (клиента) – приход;
- возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода;
- выдача денег покупателю (клиенту) – расход;
- получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС. Индивидуальные предприниматели, и УСН, ЕСХН или ЕНВД (кроме тех, что реализуют подакцизные товары), могут не указывать наименование товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ);
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам. Исключение составляют неплательщики НДС либо плательщики, реализующие товары, не облагаемые НДС;
- форма расчета (наличные деньги или электронные средства платежа);
- должность и фамилия кассира, оформившего кассовый чек или и выдавшего его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов в Интернете);
- адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором можно проверить подлинность чека;
- номер телефона или адрес электронной почты покупателя (клиента), если он попросил передать ему чек в электронной форме, или адрес в Интернете, где можно получить такой чек;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме, если кассовый чек (бланк строгой отчетности) передан покупателю в электронной форме.
По мнению ФНС, продавец, применяющий онлайн-ККТ и получивший предоплату от покупателя, должен также выдавать ему кассовый чек с реквизитом «аванс». А после окончательного расчета с использованием ранее перечисленного аванса выдавать кассовый чек с реквизитом «зачет аванса» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/[email protected]).
Все реквизиты бумажного чека должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня выдачи чека (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Обратите внимание
Онлайн-кассы не отменяют применение бланков строгой отчетности. Однако с 1 июля 2018 года формировать БСО нужно не типографским способом, а только через кассовые аппараты (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ).
Ответственность за неприменение ККТ
Ответственность за неприменение ККТ установлена статьей 14.5 КоАП РФ.
Размер штрафа зависит от выручки, которая не была зафиксирована через кассу (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Так, за неприменение ККТ оштрафуют:
- должностное лицо – в размере от 1/4 до 1/2 неучтенной суммы, но не менее 10 000 рублей;
- организацию – от 3/4 до одного размера суммы «непробитой» покупки, но не менее 30 000 рублей.
Повторное неприменение ККТ будет наказываться строже, только если сумма расчетов «мимо кассы» составила 1 000 000 рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).
Должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до двух лет, а деятельность ИП и организации приостановлена на срок до 90 суток.
Ответственность за использование ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением порядка ее регистрации, перерегистрации и применения действует с 1 февраля 2017 года (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
