Перезачет денежных средств письмо. Письмо о зачёте переплаты поставщику
Соглашение о зачете денежных средств (образец)
На территории Российской Федерации существует несколько законных способов прекращения обязательств сторон. Одним из самых распространенных методов является зачет сумм задолженности. При этом оформляться он может как соглашением, так и письмом о взаимозачете денежных средств, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.
Зачет
Положения отечественных актов законотворчества допускают прекращение взаимных денежных обязательств как осуществлением расчетов, так и путем проведения взаимозачета, а также иными способами, описанными в ГК РФ.
В случае применения зачетного варианта исполнения требований стороны хозяйственных правоотношений должны учесть, что:
- все прекращаемые обязательства сторон должны быть однородными (например, денежные требования);
- срок исполнения к моменту совершения описываемой сделки должен быть наступившим.
Важно отметить, что предписания законотворческих актов России допускают проведение взаимозачета денежных средств:
- в одностороннем порядке на основании заявления или письма контрагента;
- по соглашению сторон.
В любом случае зачет должен соответствовать велениям Гражданского кодекса России. Игнорирование данного положения может поставить законность прекращения взаимных обязательств описанным способом под сомнение и привести к признанию соглашения недействительным.
Договор о взаимозачете, как и письмо о зачете денежных средств, должен содержать следующие сведения:
- наименования сторон взаимоотношений, подлежащих прекращению;
- ФИО руководителей контрагентов;
- описание оснований возникновения первоначальных взаимных требований, их размер и сроки исполнения;
- указание на факт прекращения встречных притязаний полностью или в части с отражением сумм денежных средств, подлежащих зачету;
- реквизиты и подписи сторон.
В соответствии со сложившейся практикой подписания договоров и иных соглашений, устанавливающих или прекращающих обязательства сторон, документ о взаимозачете рекомендуется заверить оттисками печатей лиц, его составивших.
Образец письма о взаимозачете денежных средств
Положения отечественного гражданского законодательства предусматривают возможность осуществления зачета путем заявления одним из контрагентов о таком способе исполнения взаимных обязательств.
Однако форму выражения названного намерения ни нормы ГК РФ, ни предписания иных актов нормотворчества России не содержат.
Официальный образец одностороннего зачета денег также законодательно не разработан и не утвержден.
В связи с изложенным организация вправе заявить о зачете путем направления контрагенту соответствующего письма, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.
Письмо о взаимозачете денежных средств
Образец соглашения о зачете денежных средств
Помимо письма или заявления о зачете российские субъекты хозяйственных отношений имеют право составить соглашение об осуществлении взаимозачета денежных обязательств.
Требования к содержанию такого формуляра существенно не отличаются от формулировок заявления, составляемого одной из сторон взаимоотношений.
Следует отметить, что официальный образец соглашения о зачете законодательно не введен в оборот.
Поэтому стороны могут разработать произвольный документ, предусмотрев в нем существенные условия. Рекомендуем воспользоваться образцом, приведенным по ссылке ниже.
Соглашение о зачете денежных средств
В заключение надо отметить, что к составлению документов, с помощью которых оформляется зачет, следует подойти со всей ответственностью. Наличие неточностей или ошибок, а равно невключение в текст обязательных сведений может повлечь недействительность взаимозачета.
Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.
ФАЙЛЫ
2 файла
Причины переплаты
Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:
- Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
- Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
- Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
- Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.
Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.
Состав бланка письма
Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.
Письмо должно содержать:
- Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
- Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
- Дату подписания.
- Название бумаги.
- Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
- По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
- Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
- Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
- При необходимости – сумму НДС.
- Подпись, должность руководителя, печать организации.
Варианты поведения
При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.
Варианты ответа на письмо
Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.
Что делать с НДС
Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:
- Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
- Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
- Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
- Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
- По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.
Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.
В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.
При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.
Крайний случай
Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.
Сколько хранится письмо и где регистрируется
Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.
Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.
Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.
Строго регламентированной формы письма о взаимозачёте не предусмотрено. Однако есть определенный список требований , которые следует отразить в содержании. Так, в документе следует указать:
- место и дату заключения;
- название организаций;
- ФИО и должности представителей, а также их полномочия в таких вопросах;
- информацию о долговых обязательствах, погашаемых данным зачетом (реквизиты контракта, суть долговых обязательств и размер задолженности), нужно как можно точней отразить (кто из контрагентов должник, а кто кредитор и по какой задолженности);
- дату вступления в силу зачета;
- адреса и реквизиты каждой из сторон.
Часто взаимозачет может классифицироваться как один из вариантов расчета. Это объясняется тем, что подобные операции отражаются в бухгалтерии по тому же принципу, что и денежные.
В то же время взаимозачет обладает рядом отличительных особенностей . Это довольно комплексная и трудная операция. В ее осуществлении должны участвовать не только бухгалтерские и финансовые отделы, но также юридический, отдел снабжения и прочие. Только так можно будет добиться правильного проведения операции.
Взаимозачет между двумя компаниями должен быть осуществлен в полном объеме. Однако в действительности так бывает не всегда. В случае, когда требования неравнозначны, то, которое больше, погашается частично в размере равном величине наименьшего. Оставшаяся часть большего обязательства сохранится, а меньшее будет прекращено целиком.
Например, долг одной компании перед второй составляет 500 рублей. А вторая должна первой 300 рублей. При проведении взаимозачета долг в 300 рублей будет погашен целиком. А обязательство перед первой организацией сохранятся, но уже в размере 200 рублей. По такому же принципу возможен взаимозачет между тремя организациями.
Требования
Взаимный зачет допускается в случаях, когда между организациями существует не менее двух обязательств . При этом каждый из контрагентов должен являться и должником, и кредитором в этих двух обязательствах.
В большинстве случаев такая форма расчета встречается между двумя организациями, но по закону возможно, чтобы контрагентов было больше двух.
Согласно Гражданскому кодексу, использовать взаимный зачет разрешено при соблюдении следующего перечня требований :
- предъявляемые требования являются встречными;
- обязательства являются однородными, выражаются в одном эквиваленте (например, в деньгах);
- срок исполнения взятых обязательств уже наступил;
- допускается зачет таких обязательств, срок которых пока не наступил либо может быть востребован по необходимости.
Величина долга может быть как равнозначной, так и различной. Во втором случае зачет происходит в счет меньшего обязательства.
В статье 411 ГК РФ указаны случаи, когда взаимозачет недопустим. Например, когда речь идет о возмещении нанесенного вреда человеческому здоровью.
Что касается НДС, то взаимозачет не влечет за собой никаких последствий , так как погашение задолженностей не является предпосылкой для получения прибыли, а значит, это не повод для возмещения НДС. Также это относится перечислениям НДС для принятия вычетов по поставленным услугам и товарам.
У фирм, ведущих свою деятельность на базе упрощенной схемы, с точки зрения налогового учета взаимозачет может быть расценен как оплата . Погашение дебиторской задолженности приводит к увеличению дохода компании. При погашении кредиторской задолженности может считаться как оплата поставщику, а значит, ее можно будет принять в расход.
Требования, которые могли бы быть зачтены, должны обладать встречным характером. Каждая из сторон обладает некоторыми обязательствами друг перед другом. Это значит, что к нему обращены требования противоположной стороны. Но в то же время сама эта организация является и кредитором, так как у второй компании перед ней некоторые обязательства.
Поэтому, являясь должником, она также имеет право требовать погашения своего долга. Но требования должны относится к одному и тому же предмету. Чаще всего это бывают финансовые средства.
Образец
Согласно закону, составлять взаимозачет возможно двумя способами :
- При помощи одностороннего зачета – направления противоположной стороне заявления о зачете.
- Подписания двустороннего соглашения о взаимозачете.
Однородный зачет
допускается, когда требования относятся к одному и тому же предмету и являются сопоставимыми. Это могут быть финансовые требования, выраженные в одной валюте. Например, у одной стороны есть долг по оплате произведенной работы, а у второй — задолженность по погашению предоставленного займа. Каждая сторона должна второй определенную сумму денег. Подобные обязательства можно без проблем зачесть.
Также судебные инстанции допускают возможность зачесть задолженности по работе и уплате неустойки и нарушения сроков исполнения работ. Даже несмотря на разную природу подобных требований, они все равно являются финансовыми, а это значит, что они однородные.
Второй вариант является более предпочтительным и надежным. Лучше, чтобы стороны сами договорились о взаимозачете, поскольку если у стороны, которая направила заявление на взаимозачёт, будет недостаточно доказательств, суд имеет право признать зачет несостоявшимся.
При заполнении документа следует отразить следующие моменты :
- реквизиты документации, которая является базой для проведения взаимозачета;
- полная сумма общего долга;
- полная сумма долга, который может быть зачтен с выделенным отдельно НДС.
Образец акта о взаимозачёте :
Акт должен быть подписан ответственными сотрудниками каждой из компаний, уполномоченными на это. Если подписание сразу двумя организациями не является возможным, то одна сторона может направить второй уведомление о взаимозачете. В нем должны быть указаны:
- основания для взаимозачета;
- сумма;
- дата.
Такое уведомление может быть составлено на основании следующих причин :
- на базе акта, поскольку сам факт взаимозачета должен быть отражен в бухгалтерии предприятия;
- взаимозачет важно детально отразить в чеке каждой из организаций, для того чтобы в будущем не возникло вопросов со стороны налоговой;
- если контрагента заранее не уведомили о зачете, то он вправе взыскать долг в рамках суда.
Акт взаимозачета является одним из вариантов проведения операции и должен также сопровождаться оправдательной документацией. В этом случае они являются первичными учетными бумагами.
Как оформить взаимозачет? Узнайте из данного видео.
Для возврата денежных средств по аннулированным заявкам и образовавшимся переплатам (уменьшение стоимости, претензия и др.) клиент должен обратиться в бухгалтерию Туроператора с письменным заявлением (Приложение №1 для юр. лиц и ИП, Приложение № 2 для физ. лиц). Заявление отправляется на электронную почту [email protected] с обязательным указанием в теме письма: «Заявление на возврат (указать номер заявки!)» Пример: «Заявление на возврат SSH 50125 SM » , либо отправляется почтовым отправлением на адрес: 107045, г. Москва, Южнопортовая ул., д.5 строение 7, 3 этаж. К заявлению прилагают следующие документы:
- копию платежного поручения, подтверждающего оплату с расчетного счета клиента (юр. лица),
- чеки платежных терминалов (физ. лица),
- квитанции об оплате (физ. лица);
- подтверждение бронирования/аннуляции;
- заявление на возврат наличными (физ. лица);
- копию паспорта гражданина Российской Федерации (физ.лица);
- в случае возврата по претензии - копия ответа юридического отдела Туроператора на претензию.
Полученное заявление на возврат рассматривается отделом контроля оплат в течение 3 банковских дней. После проверки Клиенту в ответ отправляется письмо о возможности оплаты и дате возврата. Перечисление денежных средств будет осуществлено в течение 14 календарных дней после положительного ответа.
Возвраты осуществляются по реквизитам банка, указанным в письме.
Физические лица, не имеющие лицевых счетов в банке, могут обратиться с заявлением о возврате наличными. Сроки и порядок рассмотрения заявлений такие же, как и для возвратов по расчетному счету.
Выдача средств наличными производиться в кассе Туроператора в назначенное время по адресу: г. Москва, Южнопортовая ул., д.5 строение 7, 3 этаж.
Если физическое лицо не может самостоятельно получить в кассе возврат, оно может выдать доверенность на другое лицо Доверенность оформляется в простой письменной форме с указанием паспортных данный доверителя и доверяемого.
Важно!
Уважаемые клиенты, напоминаем, что юридические лица и Индивидуальные Предприниматели обязаны при расчете с Туроператором использовать свой банковский расчетный счет! В связи с ужесточением порядка расчетов наличностью между юридическими лицами, все платежи, осуществленные через терминалы и кассы Промсвязьбанка, будут автоматически зачисляться, как поступившие от физического лица.
Зачет переплат на другой заказ:
Зачет (перезачет, перенос) денежных средств по образовавшимся переплатам (уменьшение стоимости, претензия и др.) на другой заказ рассматривается в каждом конкретном случае по письменному запросу на электронную почту.
Данная операция возможна только в следующих случаях:
- клиент перечислил оплату по данной заявке со своего расчетного счета.
- если заявка, на которую переноситься оплата, оформлена на того же туриста, что и та с которой оплата переносится (при этом форма оплаты не имеет значения).
Все письма отправляются на электронную почту Туроператора [email protected] с обязательным указанием в теме письма: «Заявление на перезачет (указать номера заявок)». Пример: «Заявление на перезачет SSH 50126 SO на SSH 500127 SO » . К письму прилагается заявление (приложение 3) от плательщика, в произвольной форме на имя Генерального директора ООО "ТриоМед" Лепиева И.А. в письме указать:
- § -номера заказа, который оплачивался изначально со ссылкой на платежное поручение,
- § -суммы зачета
