Лучшие программы для организации времени. Обзор Android-приложений для управления временем
Как все мы знаем время в нашей жизни единственный невосполнимый ресурс.
Поэтому имеет смысл делать замеры и умело им управлять. Для повышения своей собственной эффективности и эффективности своих проектов, бизнеса, действий.
Приведу название программ которыми пользуюсь лично для управления своим временем.
1. Grindston 3 (бесплатная, язык русский)
Программа для суммирования и учета времени потраченного на свои проекты и подпроекты, чтение книг, просмотр тренингов, изучение языков, сидение в соц сетях, бездумного серфинга в сети и прочего.
Очень полезна в периоды когда нужно вести какие-то проекты и суммировать каждый день время, которое вы на них потратили.
Шикарный функционал: в нужный момент напомнит, что вам пора отдохнуть и вы заработались над проектом, автоматическое учитывание времени отсутсвия, если вы отошли от компьютера (проект ставится на паузу) и многое другое...
2. Rainlendar (бесплатная, язык русский) . Лично у меня версия 2.12.2.
Отличный календарь с хорошим дизайном на рабочий стол. С возможностью делать пометки и заметки на нем. При желании имеет большие возможности по настройке и широкий функционал.
Календарь постоянно включен на моем рабочем столе.
3. Lider Task (платный, язык русский) . Лично у меня версия 8.2.1
Отличный органайзер. Им пользуются директора больших корпораций и всячески хвалят и рекомендуют его.
Большой функционал по планированию времени. Возможность планировать свой день, вести разные проекты и ставить по ним задачи. Отличные напоминания. Может вам полностью заменить стационарный бумажный органайзер.
Органайзер Lider Task тихо сидит в трее. До тех пор пока он вам не понадобился. Сразу после по щелчку он открывает свой шикарный функционал. Пользуюсь ежедневно.
4. Manic Time (бесплатная, язык русский) . Лично у меня версия 2.5.1.3
Программа для автоматического учета времени за ПК: сколько вы времени провели на том или ином сайте, социальной сети, ютубе и т.д..
Также программа автоматически считает сколько вы времени провели в той или иной программе или приложении в Windows.
В любом момент вы можете понять куда вы потратили время сегодня, вчера, на прошлой недели сидя за ПК. Детальная статистика и отчеты.
Можно видеть не только показания приложений, но и общее время проведенное за компьютером - в день, в неделю, в месяц, в год.
Это помогает видеть насколько эффективно (или не очень) использовалось время, проведенное за вашим ПК.
Программа тихо сидит в трее пока вам не понадобилась.
========================================
Вот примерно таким списком программ лично сам регулярно пользуюсь, для повышения личной эффективности управления своим временем.
П.С. В ближайшее время возможно сделаю обзор ПО по управлению личными финанасами, которым пользуюсь.
Редакция The Point выбрала лучшие программы по тайм-менеджменту и продуктивности. Они позволят внедрить новую привычку, работать эффективно, не отвлекаться на социальные сети и создать приятную атмосферу. Благодаря таким приложениям вы будете успевать больше и получать удовольствие от рабочего процесса.
1. Forest: Stay focused, be present
Forest – программа по улучшению продуктивности путем блокировки отвлекающих сайтов. Приложение подойдет тем, кто часто отвлекается на смартфон во время работы. В настройках можно указать сайты и приложения, которые мешают эффективной работе. Если вам необходимо поработать один час, не отвлекаясь на смартфон, выберите этот промежуток и включите таймер. Начнет расти виртуальное дерево. Если вы не будете трогать смартфон и запускать на нем, например, Facebook, дерево вырастет – это означает, что все хорошо, вы справились. В противном случае дерево погибнет. Из деревьев можно создать целый лес. Forest – одно из лучших приложений по тайм-менеджменту, которое способно значительно повысить личную продуктивность.
2. Tick Tick
Tick Tick – гибкое приложение для тайм-менеджмента, которое поможет организовать личные и рабочие дела. Программа может служить как инструментом для метода GTD (Getting Things Done), так и простым списком дел. Поддерживает тэги, дедлайны, напоминания. Есть браузерная версия, а также приложения для Android и iOS.
3. Defonic
На эффективность работы влияет не только наше настроение, но и атмосфера вокруг. Именно поэтому так важно настроить себя на нужный лад. В этом поможет приложение для продуктивной работы Defonic, которое содержит набор звуков. Здесь есть шум моря и грозы, ветра, костра. Можно работать под шум кофейни, включить белый шум или представить, что вы в поезде и слышите размеренный стук колес. Такие однообразные атмосферные звуки положительно влияют на производительность труда. В браузере Defonic доступен бесплатно и не требует регистрации.
4. Habitica
Приложение Habitica можно считать инструментом по тайм-менеджменту. Программа вносит элемент геймификации в ежедневный список дел, начисляет вам баллы, хвалит за выполненные задачи, повышает уровень и штрафует, если пункт из списка дел не выполнен. Отлично мотивирует, когда надо внедрить новую привычку в ежедневную рутину.
5. Pomotodo
Если вы хотите исключить прокрастинацию и стать более эффективным, попробуйте технику Pomodoro . Нужно делить рабочий процесс на равные промежутки и чередовать с отдыхом. Приложение Pomotodo по тайм-менеджменту станет отличным инструментом, позволит настроить таймер, указать перерывы и следить за своим прогрессом.
Чтобы использование приложений по тайм-менеджменту и продуктивности приносило пользу, поставьте себе цель, подберите программу, которая будет положительно влиять на прогресс и наслаждайтесь результатами.
Вы уже не раз пытались организоваться, читали книжки по тайм-менеджменту? Вы бросаете и начинаете вновь?
В этой статье - о главной проблеме, которая вам все это время мешала. Победить ее несложно!
Тайм-менеджмент рулит!
Он выделяет вас из числа коллег и конкурентов. Потому что вокруг разгильдяйство, рутина и хаос. Человек, подружившийся с тайм-менеджментом, сразу выстреливает, как из пушки.
Это я по себе знаю.
Я вижу, что моя эффективность выросла по меньшей мере в 10 раз. И это не преувеличение.
Например, вот что я сделал за 5 месяцев 2014 года:
- Съездил в Таиланд на 3 месяца с женой и дочкой.
- Прочитал 31 книгу (на 13 из них сделал обзоры).
- Написал 84 статьи (для своего блога и для Лайфхакера).
- Взял 3 больших интервью (Манн, Левитас, Тетервак).
- Записал большой видеокурс по тайм-менеджменту.
- Запустил 2 других крупных проекта.
Я не хвастаюсь. Я просто сам поражаюсь своей продуктивности. А мне есть с чем сравнивать…
Когда я оглядываюсь на свою жизнь с 16 до 27 лет, мне ПЛЕВАТЬСЯ хочется. Противно осознавать, как бездарно я тратил свое время. Тех же книг я читал в год в среднем… ну… 5-6…
Ноу комментс.
Но это я… А почему же «не пошло» у ВАС?
Давайте разбираться…
Тайм-менеджмент - это сложно?
Вы посмотрите, например, классическую (гениальную) книгу Дэвида Аллена GTD — GettingThingsDone. Она написана чудовищным канцелярским языком. Вот, например, страница 34:
При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно.
Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы.
Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий - их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Дэвид Аллен
Так написана вся книга!
Человек, который начнет изучать систему GTD, сойдет с ума! У него мозги вытекут на страницы этой книги!
Это обидно, ведь в тайм-менеджменте нет ничего сложного. Ничего, что не понял бы девятиклассник.
Да, многие уходят уже на этом этапе, но все же это не главная причина.
А главная причина - НЕУДОБНО
Неудобно?
Ага. Только и всего. Вы не смогли удобно настроить свой тайм-менеджмент.
Лежать на диване и смотреть футбол - это очень удобно. От вас требуется только сходить в магазин за пивом, взять пульт в руки и нажать кнопку. Очень удобно!
Итак, первая важная мысль: система тайм-менеджмента должна быть удобной.
Почему нельзя планировать на бумаге?
Возвращаясь к Дэвиду Аллену и его GTD, мы видим, как он там мучается, как он раскладывает дела по 42 папочкам (30 дней + 12 месяцев), рассовывает их по каким-то коробочкам и т. д.
Во времена, когда Аллен только начинал придумывать свою систему, действительно приходилось так извращаться. Неудивительно, что тайм-менеджмент был неудобным.
Удобная система - какая она?
- Наглядная.
- Быстрая.
- Автоматическая.
- Все функции доступны в пару кликов.
Сейчас это элементарно, друзья!
У нас есть смартфоны. У нас есть компьютеры. Простые, удобные и при этом мощные.
У нас есть облачные технологии, которые позволяют иметь доступ к нашим проектам, задачам, всей-всей информации в пару тапов.
Меня возмущает, когда современные молодые люди, обвешанные новейшими устройствами, достают мятую бумажку, карандаш и начинают расписывать эти списки.
Это просто смешно. И стыдно.
Стыдно перед людьми, которые мучились с этими папочками, наклеечками 30 лет назад.
Вторая важная мысль: система планирования должна быть электронной.
Дам еще несколько уточняющих советов…
Удобство - на 100%! В случае возникновения малейшей шероховатости, малейших неудобств вы должны тут же остановиться и задуматься.
Как это исправить? Как это настроить?
Если вам неудобно вводить задачи, вы должны задуматься, как упростить ввод задач (например, я это делаю в основном с - мне так удобнее).
Если вы за 0,1 секунды не можете понять суть задачи - значит, вы не умеете четко формулировать задачи.
Задача, которую вы «вроде бы» ставили, пропала? Вы должны обязательно докопаться, почему так вышло!
Система планирования должна быть НАДЕЖНОЙ. Чтобы вы могли полностью ей довериться.
Это абсолютно необходимо. Если вы не доверяете своей системе тайм-менеджмента, значит, вы никогда не сможете расслабиться. Вы будете продолжать хранить все дела в голове!
Ваша программа-планировщик должна вам НРАВИТЬСЯ ВНЕШНЕ.
Кому-то подавай «няшные» мягкие цвета, плюшевые кнопочки. А кому-то ближе строгие интерфейсы с прямыми углами, классические, в стиле Windows 98 (ага, я такой!).
Программ-планировщиков сейчас навалом. Выберите программу, в которой вам было бы ПРИЯТНО работать.
А еще для этого на экране не должно быть…
Электронный планировщик можно настроить и раскрасить, как вашей душе угодно.
Основные ошибки:
- Лишняя визуальная информация.
- Ненужные функции, кнопки.
- Задачи похожи друг на друга.
- Не используются цвета и разные шрифты для задач разных типов.
- Частые действия делаются во много кликов (не используются горячие клавиши, жесты и т. д.).
В общем, вы поняли - надо ШЛИФОВАТЬ систему до потери пульса.
Итого
Если вы ведете свой ежедневник через силу, мол, надо, Петя, соберись, запиши дела, - это просто не будет работать. Вы все бросите. Рано или поздно.
Планировать должно быть так же просто, как дышать или чесать свой зад.
Главный секрет - УДОБСТВО.
А удобная система может быть только цифровой. Только электронные планировщики!
Хватит планировать на бумажке!
Оставьте это своей бабушке.
Пишите в комментариях!
А почему у вас не приживался тайм-менеджмент? Было ли это связано с неудобством?
В погоне за деньгами мы зачастую забываем о главном нашем ресурсе - времени. А оно не бесконечно и, к сожалению, скоротечно; именно к этому осознанию пришли создатели понятия тайм менеджмент . Сегодня рассмотрим с вами, что это за слово такое сложное и как с ним обращаться.
Если говорить сухим языком, то тайм менеджмент представляет собой целую науку о грамотном распределении часов. Она вошла в российские реалии относительно недавно, а вот на Западе словосочетание уже получило статус обыденного. В некоторых компаниях даже работают так называемые тайм менеджеры - сотрудники, занимающиеся оптимизацией рабочего времени .
Кому нужен тайм менеджмент?
Давайте рассмотрим вопрос с точки зрения компаний. Стартапы, компании мелкого и крупного калибра - кто из этих игроков наиболее нуждающийся в менеджменте такого рода?
Наиболее страдающая сторона от недостатка тайм менеджмента - компании малого и среднего калибра. Если в крупных корпорациях система устоялась и работает на автомате, то нехватка работы со временем отчетливо видна на графиках продаж более мелких игроков.
С чем это связано?
Тайм менеджмент это инструмент, в конечном счёте направленный на повышение продаж. Чем лучше ваши сотрудники обращаются с рабочими часами, тем они результативнее. А результат - это продажи.
Как освоить тайм менеджмент бесплатно?
Как уже было сказано выше, мы говорим о науке. Разумеется, как и в любой другой науке, тайм менеджмент может похвастаться целой тучей экспертов и формулами. Рассмотрим, к примеру, одного из президентов США - Дуайта Эйзенхауэра . В своей работе он изобрел целую матрицу, актуальную и сегодня.
Суть метода очень проста - ваша задача определить все свои дела в один из 4 квадрантов:
- Срочно и важно
- Не срочно и важно
- Срочно и неважно
- Не срочно и не важно
Затем вы должны приступить к решению задач в соответствии с приоритетом (как в нашем списке выше). Кстати, в этом и заключается основная идея управления временем - в систематизации дел. Так что да, освоить тайм менеджмент бесплатно - более чем реальная задача, нужно лишь подобрать самую подходящую для себя систему.
Основные атрибуты тайм менеджмента
Если вы всерьез задумались о внедрении тайм менеджмента в свою повседневную действительность, то вам необходимо знать о главных атрибутах понятия. Итак, что же необходимо иметь при себе?
- Ежедневник. Лучше всегда иметь под рукой записную книжку, где будут указаны все ваши задачи. Кстати, с той же целью можно использовать и программы для тайм менеджмента абсолютно бесплатно.
- Подходящая вам система тайм-менеджмента. Найти “ту самую” тяжело, сделать это можно, только постоянно пробуя что-то новое.
- Маркеры и стикеры для визуализации. Упростить навигацию по списку дел можно при помощи именно этих инструментов.
Программа для тайм менеджмента (для компьютера)
Вместо бумажного ежедневника рекомендуем использовать специальную программу с аналогичным функционалом. Так легче работать с задачами, вносить правки, визуализировать и расставлять приоритеты. Получить такой функционал в виде программы для тайм менеджмента можно бесплатно; это стандартный набор функций любого планировщика.
Рекомендуем воспользоваться приложением ЛидерТаск . Главным образом, потому что вы сможете всегда видеть список дел, даже находясь далеко от компьютера. Сервис обладает мобильными клиентами на iOS и Android, так что пропустить что-то важное не получится.
Итак, мы рассмотрели тайм-менеджмент с точки зрения атрибутики, науки и систем. Теперь важно осознать важность этого понятия и незамедлительно начать внедрять его в свой повседневный быт. Причем неважно кто вы - генеральный директор, менеджер или вовсе домохозяйка: тайм-менеджмент нужен всем.
- Как и зачем в тайм-менеджменте советуют делить дела на «жесткие» и «гибкие».
- Зачем нужно ставить перед собой конкретные долгосрочные цели.
- Как заставить себя выполнять трудоемкие (большие и длительные) дела.
- Планирование рабочего времени: как держать свою трудоспособность на одном уровне.
- Какую программу тайм-менеджмента генеральный директор MC-Bauchemie Russia.
Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.
От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.
Тайм-менеджмент: программа на неделю
Планирование рабочего времени
Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.
Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям «жестких» и «гибких». У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения («подготовка отчета к пятнице»). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои «жесткие» задач, с правой стороны – «гибкие», не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между «жесткими» задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и «гибким» делам.
Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично «жестко» планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет «гибким, тем лучше.
Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих «гибких» дел – «составить план действий на следующий день».
Как построить работу, чтобы все успевать: лайфхаки топ-менеджеров «Метро» и Tele2
В статье электронного журнала «Генеральный директор» подборка приемов для повышения личной эффективности от лидеров рынка. Топ-менеджеры компаний Tele2, «Мицубиси Электрик», «220 Вольт» и «Метро» рассказали, какие методы помогают им успевать больше. Приемы можно применять сразу, они не требуют специальной подготовки.
Принципы управления временем и расстановка приоритетов
После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования «жестких» и «гибких» дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня «гибких» дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.
Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.
Утром во вторник расставляем свои «гибкие» дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.
Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.
Целеполагание и «мемуарник»
Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?
Поэтому рекомендуется ведение «мемуарника» (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой «мемуарник» следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего «мемуарника». Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.
Эффективно управлять временем и энергией вас научат на .
Тайм-менеджмент и долгосрочные цели
Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.
Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.
Как за неделю освоить тайм-менеджмент (инструкция)
«Слоны» и «лягушки»
В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на «лягушек» и «слонов».
«Слоны» - любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно «съесть»). Изначально может показаться, что «съесть такого слона» просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших «бифштексов» для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.
Похожим образом обстоит ситуация и с «поеданием лягушек». Под термином «лягушка» предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая «лягушка» со временем вполне может стать «слоном», если не «съесть» её своевременно. К примеру, нужно выразить недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации «лягушки» тоже становятся вкусными «бифштексами», на которые мы разделяли и «слонов». Для использования данной методики на практике – берем «слона», которого делим на части. Затем указываем перечень «лягушек» и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.
В левой части указываются все «бифштексы» и «лягушки» на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.
Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия
Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.
Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.
Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.
Побалуйте себя, и система управления временем готова
Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.
- Производительность труда: как добиться ее повышения
Мифы о тайм-менеджменте
- «Тайм менеджмент придумали не для россиян». Тайм-менеджмент придумывался для бизнеса и успеха – если россиянам это важно, то планирование времени необходимо.
- Нам неподвластно время. Да, управлять временем человек не может, но ведь планирование его использования нам доступно. Поэтому многие менеджеры смогли оценить преимущества тайм-менеджмента для планирования своей жизни.
- При работе с тайм-менеджментом всю жизнь придется проводить по расписанию, без права выбора. Нет, тайм-менеджмент предназначен не для этого – всегда можете поменять свои планы. Тайм-менеджмент и создан для свободы, с возможностью выбора, что делать.
- Творческим личностям тайм-менеджмент абсолютно не подходит. Опыт подтверждает эффективность тайм-менеджмента и для творческих натур. К примеру, пока не пишете музыку в ожидании музы. Вместо планирования, что муза постучится в дверь завтра с 7.30 до 9.30, лучше планировать – сочинить несколько куплетов в течение ближайших 2 недель либо завершить картину до конца года.
- «Тайм менеджмент – это очень сложно». Да, есть определенные тонкости – но наш материал и довольно простые методики позволят освоить ценную науку – сделав инвестиции в свой успех.
- Для успеха в жизни нужно не планировать, а работать, без перерывов и выходных. Чтобы эффективно и приятно работать, необходим полноценный отдых. Высвободить время на отдых и свободу и помогают методики тайм-менеджмента.
Говорит генеральный директорАлександр Мондрус , генеральный директор компании MC-BauchemieRussia, Санкт-Петербург
Освоить тайм-менеджмент мне удалось достаточно легко. Когда начал заниматься этим направлениям, он соответствовал моим идеям и планам найти дополнительные ресурсы времени. Я очень нуждался в более эффективном управлении временем. К тому же, по своей натуре являюсь довольно системным человеком – поэтому вполне нормально принял идею ведения хронометража, анализа затрат и составления различных таблиц.
Порядка 2 месяцев мне понадобилось потратить для освоения базовых методик тайм-менеджмента – определения приоритетов и хронометража. Благодаря ним смог понять, что собой представляет время. Начал значительно лучше его ощущать. В тот период начал работать руководителем в новой компании – поэтому имел все возможности практиковать свои навыки на рабочем коллективе. Стал активно вовлекать в освоение данной методики почти всех топ-менеджеров, они уже и подключили своих сотрудников. Все эти факторы позволили мне комплексно и гармонично ознакомиться с различными методиками управления временем.
В своих делах активно работаю с различными электронными средствами коммуникации. В частности, дела планирую с помощью программы MicrosoftOutlook – её функционал поддерживает многое, в том числе расстановку приоритетов, разделение целей на «жесткие» и «гибкие», позволяет окрашивать дела в различные цвета и пр. Моя должность предполагает и работу с бумажными носителями, поэтому для контроля этих задач сформировал свою систему, внеся ряд усовершенствований для решений Глеба Архангельского.
Завел на каждого руководителя толстую тетрадь. В процессе встречи фиксирую в данной тетради тезисы, заметки, задачи и пр. Тетрадь после встречи передаю секретарю, которая и вносит данные в виде задач либо предстоящих встреч в Outlook. И уже по Outlook я слежу за дальнейшим ходом работ. Удобство работы с тетрадью – во время встречи можно просмотреть всю историю конкретного вопроса (в этом отношении электронные носители оказываются неудобными). А вот для управления гораздо удобнее Outlook.
Размещены в моей приемной ящички с выдвижными лотками – в них находятся документы на подпись. Они сгруппированы по прозрачным гибким папкам, на каждой из которых указано название конкретного подразделения. Также в компании действует регламент подготовки на подпись – с совершенствованием и дополнением каждые полгода. В обязанности секретаря входит контроль подачи всех документов по утвержденному регламенту. И действуют поощрения за соблюдение регламента, хотя и без символических наказаний не обошлось. К примеру, не подготовленный к подписи документ обойдется в 3 кг. зеленых яблок. На ресепшене мы разместили большую вазу с яблоками – указав надпись «Сегодня Вас угощает такой-то». При нарушении установленного правила человеку нужно будет сдать деньги для покупки яблок.
При планировании своего дня стараюсь резервировать время и на неопределенные обстоятельства. Поскольку в любом случае всегда что-то случается. Хотя спланированными оказываются 80-90% рабочего времени. Такой жесткий распорядок обеспечивает для меня важные преимущества, хотя и не лишен своих недостатков. Лично мне данная система по нраву, хотя и вынужден оставаться её заложником. Если что-то установлено на определенное время (планы связаны с большим числом людей), внести изменения в своей график будет довольно проблематично. Ситуация из практики – ищем поставщиков, но оказалось, что двух часов презентации нам не хватает, необходимы еще, как минимум, два. Но намечается ближайшее «окно» лишь спустя месяц.
Хотя мне удается решать большое количество различных задач по мере высвобождения времени, а не в жестко установленные сроки. К примеру, во время поездки по городу можно решать и другие вопросы по телефону – благодаря водителю могу решать дополнительные задачи.
Благодаря тайм-менеджменту появилось и время на личную жизнь. При планировании своего года всегда начинаю с личных планов и семьи – устанавливаю дату отпуска, который обсуждаю с супругой, выделяю время для любимых занятий, общения с сыном. Стараюсь при составлении графика учитывать и рабочие мероприятия, о датах которых знаю заранее. Поэтому на этот период не планирую свои личные дела. Хотя и появившиеся в дальнейшем рабочие мероприятия не отнимут у меня запланированное время для личных целей и семьи.
7 правил тайм-менеджмента
- Представьте, что сегодня ваш последний день. Необычное, но довольно уместное правило. Просто задайтесь вопросом – «что бы я делал, если бы знал – сегодня последний день жизни». Об этом вопросе следует думать перед сном и утром после пробуждения.
- Фильтруйте информацию. Чтобы избежать перенасыщения мозга множеством ненужной информации, без траты лишнего времени, учитесь выбирать наиболее полезное, нужное, и старайтесь отсеивать ненужное. К примеру, научитесь пробегать глазами информацию на сайте, акцентируя внимание только на самом важном.
- Исключите из своей жизни «пожирателей времени». Вероятно, самая первая проблема, мешающая полноценному контролю и эффективности использования временем. Минимизируйте время, тратящееся на социальные сети, общение в скайпе или почте. На время выполнения полезной задачи будет полезно отключить всё, что отвлекает внимание. Также следует вести отдельный дневник с указанием всех никчемных занятий, которые отнимают ваше время, но не приближают к поставленной цели.
- Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Ведь отвлечение на несколько дел ухудшает эффективность работы своего задания. Не нужно рассеивать внимание и усилие, переключаясь на новую задачу до выполнения прежней.
- Держите рабочий стол в порядке. Богатые люди всегда работают за чистым столом – и комфортно, и экономится время на поиск всего необходимого.
- Почаще говорите «НЕТ». Нужно научиться отказывать определенным людям, задачам и пр., если требуют вашего времени, но не несут пользы.
- Работайте в определенное время. Внимательно наблюдая за собой, можно определить свои подходящие биоритмы в течение суток, когда работаете эффективнее всего.
Полезные книги по тайм-менеджменту
- Люси Джо Палладино. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 336 с. Спб, 2015. - 288 с.
- Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Экстремальный тайм-менеджмент. 3-е издание. Альпина Паблишер, 2015. - 2014 с.
Ошибки людей, которые стремятся управлять временем
1. Берут на себя слишком много. Свои способности можно и нужно совершенствовать, но нужно знать меру. В определенный момент количество задач может оказаться слишком велико, провоцируя стрессы и конфликты. Для предотвращения данной проблемы можно:
- попросить о помощи. Нужно уметь пересилить себя и попросить о помощи, когда это необходимо.
- используйте правило 80/20. Определите список главных задач, именно на них должно приходиться основное время и силы.
2. Усложняют систему тайм-менеджмента. Порой система тайм-менеджмента оказывается слишком сложной. Если она приносит результат – отлично. В противном случае, когда возникают неэффективные траты времени, стоит подумать над переменами. Подумайте над упрощением и упорядочиванием своей системы тайм-менеджмента – чтобы не тратить половину своего времени на её ведение.
3. Заняты, но неэффективны. Трата множества времени на бесполезные, низкоприоритетные задачи – серьезная проблема. Среди способов решения данной ошибки – задаться вопросом «Принесет ли пользу то, что я делаю?». В случае отрицательного ответа следует задуматься над решением более полезных задач. Этот вопрос отлично подойдет как заставка на компьютере, либо можно распечатать на бумаге и разместить на видном месте.
4. Не отдыхают. У человеческого организма есть предел, работа нон-стоп не подойдет. Можно, конечно, работать очень долго без перерыва, но смысла от этого нет – эффективность постепенно снижается. Если устали, то не забывайте делать перерывы – награждайте себя за работу прогулкой, минутками расслабления или вкусной едой. Чтобы определиться, когда именно вам нужен отдых, следует экспериментировать. Важно найти личный баланс отдыха и работы. И не бойтесь давать себе возможность отдыха, когда в этом действительно нуждаетесь.
Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу
